Robotic Process Automation wird erwachsen - und steigert die Effizienz

Robotic Process Automation (RPA) hat sich als Technologie etabliert und wird heute in vielen Unternehmen genutzt – wenn auch leider oftmals immer noch nur opportunistisch und projektgetrieben. Um die operativen Vorteile zu einem echten strategischen Mehrwert auszubauen, ist eine auf Langfristigkeit ausgelegte betriebliche Verankerung und eine koordinierte Skalierung entlang aller Prozessbereiche erforderlich. Dies sichert die Steigerung von Effizienz und Effektivität.

RPA entwächst den Kinderschuhen. Laut der Lünendonk-Studie zu Digital Efficiency beurteilen rund 80 Prozent der befragten Unternehmen den Einsatz von RPA als „teilweise fortgeschritten“. Allerdings sehen auch nur 15 Prozent der Befragten den Einsatz als „weit fortgeschritten“. Dieses Ergebnis legt nahe, dass die meisten Unternehmen aktuell vor der Herausforderung der Skalierung stehen.

RPA „Proof-of-Concepts“ als Einstieg in die Automatisierung

Wenn Robotic Process Automation (RPA) richtig eingesetzt wird, ist es ein sehr effektives Tool, um Mitarbeiter von lästigen, regelbasierten Aufgaben zu befreien, nicht integrierte Systeme ohne kostenintensiver Entwicklungsprojekte miteinander zu koppeln und eine verbesserte Kosteneffizienz, Durchlaufzeit und Prozessqualität zu erreichen. Dass dies nicht nur in der Theorie stimmt, wurde über verschiedene Proof-of-Concepts (PoC) über die letzten Jahre bestätigt.

Unter einem PoC versteht man in der Regel die Automatisierung von ein bis zwei Anwendungsfällen, welche losgelöst von einer Governance schnell und unbürokratisch umgesetzt werden. Alles, was man für einen PoC braucht, sind:

  • Valable Use Cases, die sich für die Automatisierung mit RPA eignen dedizierte Ressourcen aus dem Fachbereich zur Unterstützung bei inhaltlichen Fragestellungen
  • genügend Test Cases, um den Bot zu testen
  • eine schnell aufsetzbare und kostengünstige RPA-Plattform
  • Management Buy-in, welche die Automatisierung vorantreibt.

Ein PoC ist sicher als ein guter Einstieg in das Thema RPA zu verstehen, da erste Erfahrungspunkte gesammelt und Vorteile schnell aufgezeigt werden können. Um RPA aber zu einem festen Bestandteil der Digitalisierung innerhalb des Unternehmens zu machen, ist es wichtig, dass man weg vom Experimentieren hin zu einer nachhaltigen Transformation arbeitet. Unternehmen müssen Fähigkeiten, beispielsweise hinsichtlich dem effizienten Einsatz einer „Digital Workforce“, aufbauen,um das langfristige Ziel der Digitalisierung festzulegen. Wie RPA operationalisiert werden kann und warum das so wichtig ist, wird im Folgenden beschrieben.

Nach den ersten erfolgreichen RPA-Pilotprojekten treten beim Versuch der Skalierung vielfach erste Probleme auf. Daraus resultieren ein Mangel an Professionalität im Betrieb und Probleme bei der Bereitstellung von RPA als IT-Service. Eine gesamtheitliche Ende-zu-Ende-Betrachtung von Prozessketten über verschiedene Domänen hinweg und eine kostengünstige Skalierbarkeit der Thematik RPA durch beispielsweise Zentralisierung von Infrastruktur bleiben vorerst aus. Als möglicher Lösungsansatz soll nun das Konzept einer RPA Service Unit und der Transformationspfad zu dieser aufzeigen werden.

Schritte in Richtung einer nachhaltigen RPA-Skalierung

Möchte man RPA langfristig und nachhaltig einsetzen, muss die Technologie in die Organisation überführt und verankert werden. Die Herausforderung hierbei ist es, eine Organisationsform zu finden, die eine professionelle Bereitstellung von RPA-Services für das jeweilige Unternehmen ermöglicht.

Ausgehend vom PoC-Team, welches bereits für die Implementierung der Proof-of-Concepts tätig war, führen viele Unternehmen für bestimmte Domänen dedizierte RPA-Projektteams ein. Diese Projektteams starten Automatisierungsinitiativen bezogen auf einzelne Unternehmensdomänen, wie beispielsweise Finance & Controlling oder Procurement. Steigt die Anzahl an Anwendungsfällen und der Aufwand in der Wartung, beobachtet man häufig die Skalierung zu einem RPA-Programm, das über mehrere Domänen hinweg mit der Implementierung von RPA betraut ist.

Der nächste logische Skalierungsschritt ist die Schaffung einer festen zentralen Einheit, die das Mandat trägt, den unternehmensweiten Einsatz von RPA nachhaltig und kontinuierlich sicherzustellen und zu koordinieren. Zu den festen Aufgaben einer solchen RPA Unit gehören:

  • Discovery: Unterstützung der Fachbereiche zur Identifizierung von Automatisierungspotenzialen
  • Business Casing & Roadmapping: Bewertung von Automatisierungspotenzialen, Priorisierung und Umsetzungsplanung
  • Development: Entwicklung von RPA-Bots, Testing und Produktivsetzung
  • Support/Assurance: Sicherstellung des Betriebs und Entstörung im Falle von Incidents
  • Plattform & Tooling: Einführung und Pflege der RPA-Plattform sowie weiterer Support-Tools (beispielsweise zur Unterstützung der Discovery- oder Support-Prozesse)
  • Process, People & Performance: Nachhaltiger Aufbau und Sicherstellung relevanter Skills/Kompetenzen sowie kontinuierliches Monitoring und Verbesserung der Service-Prozesse

Typischerweise werden solche RPA Service Units den bestehenden Unternehmensfunktionen IT, Prozess- oder Qualitätsmanagement zugeordnet – abhängig von der Frage, welche fachlichen und technischen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten bisher in welchen Teams bereits vorhanden sind. Die nachfolgende Illustration zeigt die typischen Skalierungsschritte zur organisatorischen Verankerung von RPA:

Abbildung 1: Typische Skalierungsschritte zur organisatorischen Verankerung von RPA

Im Vergleich zur einer typischerweise zeitlich begrenzten RPA-Programmorganisation bietet eine festverankerte RPA Service Unit entscheidende Mehrwerte. Einerseits wird durch die Bündelung von Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen in einer zentralisierten Stelle die Effektivität und Effizienz deutlich gesteigert. Anderseits wird durch die zentralisierte Infrastruktur und Betrieb sowie der systematischen ganzheitlichen Betrachtung entlang aller Unternehmensdomänen ein echter kontinuierliche Verbesserungsprozess zur Erschließung von Automatisierungspotenzialen ermöglicht.

Die Einführung einer solchen RPA Service Unit setzt natürlich eine Automatisierungsstrategie und entsprechendes Management-Commitment voraus. Sind diese Voraussetzungen noch nicht gegeben, wird oftmals ein RPA Service Center in einer virtualisierten Teamstruktur abgebildet – in Form eines sogenannten Center of Excellences (CoE). In einer solchen Struktur arbeiten verteilte Experten, zum Beispiel  aus IT oder den Fachbereichen, gemeinsam und langfristig an der Umsetzung von RPA – oftmals  nicht ausschließlich, sondern parallel zu weiteren Themen.

Entwicklung eines „Target Operating Models“ zur Einführung einer RPA Service Unit

Zur Einführung einer RPA Service Unit empfiehlt sich die Entwicklung eines sogenannten Target Operating Models (TOM). Das TOM bietet als Instrument einen ganzheitlichen Orientierungsrahmen zur Definition und Ausgestaltung aller relevanten Aspekte zur Einführung beziehungsweise Verankerung neuer betrieblicher Funktionen.

Zu den typischen Fragestellungen, die im Rahmen einer Einführung einer neuen Business Function berücksichtigt werden sollte, gehören natürlich die Festlegung benötigter Rollen und Prozesse sowie die Entwicklung der entsprechenden Organisations- und Governance-Strukturen. Im Sinne einer ganzheitlichen Ausgestaltung sollten aber auch die Ansätze definiert werden hinsichtlich Partnering, des Toolings oder auch der Performance-Messbarkeit. Auf Basis von Erfahrungswerten aus etwaigen Projekten hat Detecon ein ganzheitliches Framework zur Entwicklung eines RPA TOM entwickelt:

Abbildung 2: Ganzheitliches Framework zur Entwicklung eines RPA TOM

Die Vorteile einer RPA Service Unit liegen in der Steigerung der Effektivität und Effizienz

Zahlreiche Unternehmen haben erste Erfahrungen mit dem Einsatz der RPA -Technologien gesammelt – jedoch nur rudimentär im Rahmen von PoC’s oder Projekten. Um die operativen Vorteile zu einem echten strategischen Mehrwert auszubauen, ist eine auf Langfristigkeit ausgelegte betriebliche Verankerung in Richtung einer RPA Service Unit und eine koordinierte Skalierung entlang aller Prozessbereiche erforderlich.

Die Vorteile einer RPA Service Unit liegen in der Steigerung der Effektivität und Effizienz – getrieben vor allem durch die Bündelung von Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen in einer zentralisierten Stelle. Außerdem wird durch die zentralisierte Infrastruktur und den Betrieb ein wichtiges Fundament für einen echten kontinuierlichen Verbesserungsprozess geschaffen.

Zur Einführung einer RPA Service Unit empfiehlt sich die Entwicklung eines sogenannten Target Operating Models (TOM) als ganzheitlicher Orientierungsrahmen zur Definition und Ausgestaltung aller relevanten Aspekte zur Einführung einer RPA Service Unit.

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