Seit 2017 ist das Onlinezugangsgesetz (OZG) in Kraft, welches Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch online anzubieten. Dass die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland dabei langsamer voranschreitet als erhofft, ist weithin bekannt. Ein im Mai 2022 vom IT-Planungsrat beschlossener sogenannter „OZG-Booster“ sollte Abhilfe schaffen und zumindest 35 hoch priorisierte Verwaltungsleistungen noch bis Ende letzten Jahres flächendeckend verfügbar machen – ein Ziel, das verfehlt wurde.
Beispiele aus der Praxis zeigen jedoch, dass es trotz aller Widrigkeiten Lösungsansätze gibt, um den Rollout von OZG-Leistungen bis in die Kommunen zu beschleunigen. Dem sogenannten Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) kommt dabei zentrale Bedeutung zu - wenn es denn richtig umgesetzt wird.
Das EfA-Prinzip
Um das ambitionierte Ziel der OZG-Umsetzung zu erreichen, hat der Bund das EfA-Prinzip („Einer für Alle/Viele“) eingeführt. Der Grundgedanke hinter EfA ist, dass Länder und Kommunen nicht jedes digitale Verwaltungsangebot eigenständig neu entwickeln, sondern sich abstimmen und die Arbeit aufteilen. Konkret bedeutet dies, dass ein Land oder eine Allianz aus mehreren Ländern eine Leistung zentral entwickelt und betreibt – und diese anschließend anderen Ländern bzw. deren Kommunen zur Verfügung stellt, die den Dienst dann mitnutzen können. Dies soll zur Reduktion von Kosten, Organisationsaufwand, Doppelstrukturen und redundanter Arbeit beitragen sowie helfen, Standards zu setzen und der weiteren Zerfaserung der föderalen IT-Landschaft entgegenzuwirken.
Handlungsempfehlungen aus der Praxis: Wie EfA besser gelingen kann
Um die OZG-Umsetzung mit Hilfe von EfA doch noch zu beschleunigen und mittelfristig zu einem Erfolg zu machen, empfiehlt es sich, planvoll vorzugehen. Unsere Handlungsempfehlungen:
1. Seien Sie involviert: Wenn Sie sich für den Anschluss an eine EfA-Lösung entschieden haben, bringen Sie sich ein.
Der Nachnutzungssteuerungskreis und die Workshops der Anforderungserhebung sind die Gremien, in denen jedes anschließende Land die Ziellösung maßgeblich beeinflussen und seinen Landesbedürfnissen gerecht machen kann. Dies betrifft sowohl die Umsetzung von technischen Anforderungen, wie auch die Ausgestaltung eines finanziellen Kostenverteilungsschlüssels.
2. Technische Offenheit: Setzen Sie auf Standards.
Selbst wenn dies kurzfristig neue Herausforderungen mit sich bringt, ist es sinnvoll, sich auf Standards einzulassen. Anstelle der Durchführung aufwendiger Eigenentwicklungen, deren Zeithorizont teilweise nur bis zur nächsten Schnittstellen- oder Versionsanpassung reichen, sollte die Nutzung und Weiterentwicklung von Standards im Vordergrund stehen. Letztendlich werden diejenigen Softwareprodukte und Schnittstellen, die von den meisten Ländern und Kommunen genutzt werden, sich langfristig durchsetzen und somit eine gute Investition darstellen.
3. Vorausschauendes Agieren: Beseitigen Sie Hindernisse.
Wenn es noch nicht geschehen ist, sollten so zeitnah wie möglich die Hindernisse der OZG-Umsetzung und des EfA-Rollouts identifiziert und beseitigt werden. Darunter fallen beispielsweise die Schaffung von organisatorischen und rechtlichen Strukturen für einen EfA-Rollout bis in die Kommunen. Projektorganisationen sollten so aufgebaut sein, dass sie keine Wissens-Silos bilden, sondern andere Projekte und insbesondere die Verwaltung als Auftraggeber langfristig von dem aufgebauten Wissen profitieren kann. Dies sollte explizit bei der Projektplanung bedacht und bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.
4. Finanzieller Weitblick: Berücksichtigen Sie die Zukunft stärker als die Vergangenheit.
Aus einer betriebs- und finanzwirtschaftlichen Perspektive sollten langfristige Kosten und Einsparpotenziale gegenüber einmaligen Anpassungskosten stärker gewichtet werden, da diese auf lange Sicht den Großteil der Kosten ausmachen werden. Auch bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsvergleichen und dem Abwägen zwischen einer Anpassung bzw. Erweiterung einer aktuellen Lösung oder dem Umschwenken auf eine gemeinsame EfA-Lösung sollte mit Weitblick bewertet werden, ob ein Anschluss an die EfA-Leistung nicht langfristig erforderlich sein wird. In diesem Fall wären alle getätigten Investitionen in die bestehende Lösung strategisch wenig sinnvoll.
Abschließend ist zu empfehlen, dass die Fachseiten beziehungsweise die Verantwortlichen in den Ländern und Kommunen nicht darauf warten sollten, dass ihnen über das EfA-Prinzip eine einfache und fertige Lösung für ihre zu digitalisierenden OZG-Leistungen präsentiert wird, die sie dann zügig ausrollen können. Diese Lösung wird ohne ihre Mitarbeit sehr wahrscheinlich nicht verfügbar sein oder durch maßgebliche Hindernisse in der eigenen Organisationsstruktur nicht zügig bis zu den Bedarfsträgern ausrollbar sein. Vielmehr sollten sich die relevanten Stellen zeitnah mit der umfangreichen Planung ihrer OZG-Leistungen befassen und sich mit den in der Realisation befindlichen EfA-Leistungen auseinandersetzen und ihre eigenen Anforderungen in den Prozess einbringen. Durch die an einer Nachnutzung interessierten Länder sollte eine aufmerksame Begleitung der Projekte im federführenden Land durchgeführt werden, da so die jeweiligen Landesinteressen bestmöglich berücksichtigt werden können und das OZG über das EfA-Prinzip doch noch zu einem Erfolg werden kann.
Eine ausführlichere Version des vorliegenden Artikels ist unter dem Titel Kann EfA wirklich das OZG „boostern“? im WEKA-Praxisleitfaden Verwaltungsmanagement & Kommunalpolitik - Zukunft erfolgreich gestalten erschienen.
