Starter Kit für Process Mining in Ihrer S/4 HANA Transformation

Der Digitalisierungstrend ermutigt die Prozessverantwortlichen immer wieder dazu, den Wert der Abläufe im Unternehmen zu ermitteln. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen dabei ist, seine Prozesslandschaft zu erweitern, oder ob Sie ganz am Anfang der Planung eines komplett neuen Aufbaus stehen: jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren und Ihre Transformation effizient zu planen.

Brauchen Sie wirklich Process Mining?

Ob in der Cloud oder On-Premise, Process Mining kann dabei unterstützen, schwer zu identifizierende Ineffizienzen und Blockaden aufzudecken. Normalerweise beginnen Unternehmen mit einem idealen Geschäftsmodell. Doch im Laufe der Zeit und aufgrund externer Faktoren werden die Prozesse erweitert und an die sich ständig ändernden Anforderungen angepasst.

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens werden Betrieb und Arbeitsmodell schnell sehr komplex. Ein Problem kann so tief in den Prozessen verborgen sein, dass man die Ursachen nicht einmal manuell analysieren kann, und wenn man es doch tut, ist die Identifikation des Problems mit viel Rätselraten verbunden.

Schluss mit dem Rätselraten! Process Mining kann Sie dabei unterstützen, Ihre Ist-Prozesse zu analysieren und einen visuellen, faktenbasierten Ablauf der Ereignisse zu liefern.

Ist Process Mining den Hype wirklich wert?

Die Ausführung von Geschäftsprozessen wird von modernen Informationssystemen in den ihnen zugrunde liegenden Datenbanken verfolgt. Diese riesigen Mengen an betrieblichen Ereignisdaten sind eine wertvolle Quelle für die Weiterentwicklung und Verbesserung dieser Prozesse. Process Mining ist die Technologie, die den Prozess durch die Nutzung der Daten erfasst.

Process Mining hat sich in vielen Bereichen bewährt - Process Discovery, Process Analysis, Process Re-design, Process Monitoring, Process Refinement und S/4HANA Business Transformation, um nur einige zu nennen. Die Liste der möglichen Anwendungen für Process Mining ist nicht vollständig, aber sie zeigt deutlich, dass es sich um eine leistungsstarke Technologie handelt.

Das Verständnis der Komplexität der Ist-Systeme und der IT-Landschaft ist sowohl die größte Herausforderung als auch die größte Chance für Unternehmen, die ihr Geschäft im Rahmen einer Systemtransformation transformieren und digitalisieren wollen. Geschäftseinblicke aus dem Process Mining können während des gesamten Implementierungslebenszyklus genutzt werden, von der Planung und dem Design bis hin zur Einführung und Betriebsüberwachung. Tatsächlich können wichtige Erkenntnisse, nach denen Sie suchen, nur einen Klick entfernt sein.

Dieser Artikel soll Sie bei Ihrer S/4 HANA-Transformationsreise gezielt unterstützen. Bei einer S/4HANA-Migration gibt es mehrere Herausforderungen, zum Beispiel hohe Anpassungen, unsaubere Stammdaten und nicht harmonisierte Geschäftsprozesse. Mit Blick auf diese Herausforderungen ist es notwendig, Ihr System zu verstehen, bevor Sie mit der Migration zu S/4HANA beginnen können.

Wann sollten Sie Process Mining in Ihre S/4 Hana-Transformationsreise integrieren?

Auf hart umkämpften Märkten können selbst kleinste Ineffizienzen zu großen Verlusten führen. Unternehmen sind ständig bestrebt, ihre Wettbewerber zu übertrumpfen, und das bedeutet, dass sie ihre Abläufe neu definieren müssen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Schauen wir uns die verschiedenen Phasen an, in denen Process Mining dem S/4 HANA-Transformationsprojekt eines Unternehmens am meisten nutzen würde:

Da der Brownfield-Ansatz auf die Migration zu einem S/4 HANA-System abzielt, ohne die bestehenden Geschäftsprozesse zu stören, wäre die Durchführung von Process Mining vor der Brownfield-Migration nicht sehr vorteilhaft.

Process Mining kann sowohl zu Beginn einer Bluefield- als auch einer Greenfield-Implementierung durchgeführt werden. Eine Greenfield-Implementierung würde bedeuten, dass ein SAP-System in einer völlig neuen Umgebung von Grund auf neu entwickelt wird - ohne bestehende Prozesse! Wie aber kann man Process Mining durchführen, wenn das Quellsystem leer ist?

Die Idee besteht darin, ein Process Mining auf dem Altsystem durchzuführen, um potenziell "ineffiziente" Prozesse zu ermitteln und sicherzustellen, dass diese nicht auf das neu geplante System übertragen werden. Dies hat den Vorteil, dass keine unbrauchbaren oder unnötigen Daten oder Prozesse in den neuen Systemen vorhanden sind.

Process Mining im Altsystem vor der Planung einer Migration würde alle Umgehungslösungen oder redundanten Aktivitäten im System aufzeigen, die möglicherweise einen Standardprozess haben oder in der S/4 HANA-Umgebung irrelevant sind.

Dies gilt natürlich auch für einen Bluefield-Ansatz.

Process Mining kann auch parallel zur S/4HANA-Transformation implementiert werden. Beide Projekte - sowohl die Implementierung einer Process-Mining-Technologie als auch die S/4HANA-Transformation - bringen jedoch einige große Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel Ressourcenbindung, Neuartigkeit der Technologie, teilweise Kostenintensität, etc. Aus diesen Gründen ist es nicht ratsam, Process Mining primär parallel zur S/4HANA-Einführung zu betreiben. 

Fällt die Entscheidung, Process Mining während eines S/4HANA-Implementierungsprojektes einzuführen, z.B. aus zeitlichen Gründen, so ist dies nur im Rahmen einer Greenfield- und Bluefield-Implementierung sinnvoll. In diesem Fall läuft das Process-Mining-Projekt parallel zur SAP-Activate-Methode, beginnt in der Discover-Phase und sollte idealerweise mit dem Beginn der Explore-Phase enden.

SAP Activate besteht aus 6 Phasen: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Execute. Für den Implementierungsansatz des Process Mining können einige Phasen der Activate-Methodik analog verwendet werden. Beispielsweise kann die Discover-Phase parallel dazu genutzt werden, um die Fähigkeiten der Process-Mining-Lösung zu identifizieren, den Geschäftswert und den Nutzen der Lösung für das Unternehmen zu verstehen und die Implementierungsstrategie und den Fahrplan in Übereinstimmung mit dem Verständnis der Fähigkeiten der Lösung festzulegen.

Die Implementierung von Process Mining nach der S/4HANA-Transformation ist für Kunden in allen Szenarien - Brownfield, Greenfield und Bluefield - sinnvoll. Im Falle von Brownfield werden im Vergleich zur Implementierung von Process Mining vor der S/4HANA-Transformation die Kosten und der Implementierungsaufwand reduziert. Ein großer Aufwand bei der Implementierung von Process Mining besteht zu Beginn darin, das ERP-System mit dem Process Mining Tool, z.B. Celonis, zu verbinden.

Dies ist ein großer Vorteil, da wir die Process-Mining-Technologie auf dem neuesten ERP-Standard aufbauen. Andererseits ist es für das Greenfield- und Bluefield-Szenario auch sinnvoll, Process Mining nach der Umstellung des ERP auf die S/4 HANA-Technologie aufzubauen. Alle neuen Prozesse im ERP wurden entworfen und implementiert, Process Mining könnte zur Überwachung der neu implementierten Prozesse genutzt werden.

Auch wenn Verbesserungen an den neuen Prozessen im Tagesgeschäft vorgenommen werden sollen, kann Process Mining helfen, dieses Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Mit einem Process Mining Tool sind wir dann in der Lage, die Qualität der neu gestalteten Prozesse zu erhalten und mehr Effizienz in die Prozesse zu bringen.

Welche Produkte gibt es für Process Mining?

Laut PEAK Matrix ® Assessment 2021 sind die derzeitigen Marktführer für Process-Mining-Produkte Celonis, Software AG, Minit und UiPath, dicht gefolgt von Signavio.

Celonis ist ein sehr leistungsfähiges und vielseitiges Tool mit einer Vielzahl von Konnektoren zu Quellsystemen. Es eignet sich gut für die Reduzierung von Engpässen und die Überprüfung der Konformität von Prozessen mit dem idealen Modell sowie für die Automatisierung von Prozessabläufen entsprechend den Bedürfnissen der Benutzer unter Verwendung von KI-empfohlenen Aktionen.

Während ARIS der Software AG in der Branche schon seit längerem als Prozessmodellierungswerkzeug bekannt ist, insbesondere mit seiner einfach zu bedienenden Basisversion, expandiert das Unternehmen nun in den Bereich der Echtzeit-Prozessanalyse, indem es Konnektoren zu gängigen Quellsystemen wie SAP bereitstellt (derzeit im Rollout).

Minit bietet die Möglichkeit, es als eigenständige Plattform, vor Ort oder in der Cloud einzusetzen, was die nötige Flexibilität gibt, das System entsprechend den geschäftlichen Anforderungen und Präferenzen zu implementieren. Sie können darüber hinaus eine interaktive Zwischenaufnahme des Stands Ihrer Analyse erstellen und diesen Ihren Kollegen zugänglich machen, die dann Ihre Arbeit und die von Ihnen durchgeführten Schritte sehen können.

UiPath ist sehr effektiv, wenn sich wiederholende Aufgaben mit mehreren Anwendungen durchgeführt werden sollen. Es ist in der Lage, die Aufgaben eines Benutzers in einer Vielzahl von Anwendungen aufzuzeichnen, die Aufgaben zu automatisieren und den Prozess zu rationalisieren.

Signavio verfügt über einen QuickModel-Modus für die Erfassung, der auch für die schnelle Modellierung nützlich sein kann. Erstellen Sie einfach die Grundstruktur des Diagramms in QuickModel und wechseln Sie dann zum Editor, um komplexere Strukturen hinzuzufügen.

Detecon ist hinsichtlich der verwendeten Tools agnostisch. Eine Auswahl orientiert sich ausschließlich an den jeweiligen Geschäftszielen.