Wie Sie ihre bestehenden IT-Systeme nutzen können, um mit KI effizienter zu arbeiten
Die öffentliche Verwaltung sieht sich mit einer drängenden Herausforderung konfrontiert: Prozesse werden zunehmend komplexer, die Anzahl der Beteiligten steigt, während gleichzeitig der Fachkräftemangel und der demografische Wandel die Situation verschärfen. Digitale Transformation und Automatisierung sind notwendige Antworten auf diese Herausforderungen.
Der Weg dorthin ist jedoch mit Schwierigkeiten verbunden. Denn Daten liegen oft verteilt und inkonsistent in verschiedenen Systemen und Abteilungen vor – das erschwert Automatisierung und führt zu hohem manuellem Aufwand. Zudem sind viele Verwaltungssysteme historisch gewachsen und kaum für die Integration moderner KI-Lösungen geeignet.
KI dort einsetzen, wo die technischen Grundlagen bereits existieren
Anstatt neue Systeme von Grund auf zu entwickeln, können öffentliche Organisationen auf KI-gestützte Funktionen in bestehenden Systemen zurückgreifen. Dafür eignen sich zum Beispiel die in der öffentlichen Verwaltung weit verbreiteten SAP-Tools.
Mit der Business Technology Platform (SAP BTP) stellt SAP seinen Anwendern eine leistungsfähige Cloud-Plattform zur Verfügung, die als zentrale technologische Basis dient, um Anwendungen zu entwickeln, zu erweitern, zu integrieren und um mit Hilfe von KI die Komplexität zwischen den Systemen zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und für eine schnellere Umsetzung von Prozessen zu sorgen – und zwar in Kombination mit bestehenden SAP-Systemen (wie z.B. SAP S/4HANA).
Bereits heute stehen mehrere KI Tools auf der SAP BTP zur Verfügung
SAP und seine Partner haben in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte im Bereich KI gemacht und stellen diese über ihre Plattformlösung BTP bereit. Die wichtigsten Anwendungen für die öffentliche Verwaltung sind:
- Joule – Der KI-Copilot: Joule ist ein intelligenter Assistent, der Mitarbeitende unterstützt, indem er Prozesse automatisiert, Zusammenhänge erkennt und Vorschläge macht. So können beispielsweise Daten schneller gefunden und verarbeitet werden – was die Effizienz der Mitarbeitenden erheblich steigern kann.
- KI für den Bürgerservice: Durch den Einsatz der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) können Kommunen eine zentrale digitale Bürgerplattform schaffen, über die Anfragen medienbruchfrei erfasst (z.B. via Chatbots und digitale Antragsformulare) automatisiert bearbeitet und intern effizient weiterverarbeitet werden. KI-gestützte Funktionen wie automatische Datenauswertung und intelligente Workflows ermöglichen eine schnellere, präzisere und personalisierte Bearbeitung von Bürgeranliegen, da verschiedene Systeme, Tools und Datenbanken via SAP BTP vernetzt sind und miteinander kommunizieren. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich, und Bürger erhalten schneller die benötigte Unterstützung.
- KI für Finanzwesen und ERP (SAP S/4HANA Cloud Public Edition): Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung und der Anomalie-Erkennung können potenzielle Betrugsfälle frühzeitig identifiziert und vermieden werden. Gleichzeitig ermöglicht KI eine präzise Risikovorhersage für verspätete Zahlungen, sodass Finanzverantwortliche frühzeitig gegensteuern und den gesamten Finanzabschluss optimieren können. Darüber hinaus unterstützt KI die Einhaltung regulatorischer Vorgaben, indem sie Fehler in steuerlichen Buchungen oder anderen Compliance-relevanten Bereichen erkennt und automatisch Korrekturvorschläge liefert.
- KI im Personalwesen (SAP SuccessFactors): Künstliche Intelligenz hat das Potenzial, das Personalwesen in der öffentlichen Verwaltung grundlegend zu verändern, indem sie Prozesse automatisiert und optimiert. Sie ermöglicht die gezielte Identifikation passender Talente und unterstützt die Entwicklung individueller Karrierewege. KI-gestützte Stellenbeschreibungen ermöglichen eine präzisere und attraktivere Ausschreibungspraxis, während intelligente Systeme Personalverantwortliche bei Bewerbungsgesprächen mit datenbasierten Empfehlungen unterstützen. Zudem verbessern Self-Service-KI-Funktionen die Employee Experience, indem sie Mitarbeitern schnellen Zugriff auf relevante Informationen und personalisierte Unterstützung bieten.
Die SAP Business Technology Platform (BTP) öffnet sich für Drittanbieter-KI und reduziert dadurch Abhängigkeiten der Verwaltung zu SAP
Die Integration von Drittanbieter-KI in die SAP ist nicht nur möglich, sondern wird bereits erfolgreich umgesetzt. Dafür bietet die SAP BTP die nötige Infrastruktur, um externe, innovative KI-gestützte Lösungen nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse einzubinden. So lassen sich Workflows automatisieren, Analysen verbessern und bürgerfreundliche Services realisieren.
Um Drittanbieter-KI in SAP-Systeme zu integrieren, stehen leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung:
- SAP Build: Erlaubt die einfache Entwicklung und Anpassung von Anwendungen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. So können KI-gestützte Workflows und Benutzeroberflächen schnell erstellt werden.
- SAP Integration Suite: Bietet eine skalierbare Plattform für die nahtlose Anbindung externer KI-Lösungen an SAP-Systeme. Mit vordefinierten Konnektoren und API-Management vereinfacht sie die Integration von Drittanbieter-Technologien.
Praxisbeispiele: KI erfolgreich integriert
Bürgeranfragen effizient bearbeiten: Chatbots wie jene von Cohere automatisieren Bürgeranfragen und entlasten Verwaltungsmitarbeiter, indem sie häufig gestellte Fragen eigenständig beantworten oder Anliegen direkt weiterleiten.
Datenanalysen für politische Entscheidungsfindung: Lösungen wie Qlik analysieren große Datenmengen in Echtzeit und liefern wertvolle Erkenntnisse für eine fundierte politische Steuerung.
Fazit: Jetzt den Schritt hin zu effizienteren und intelligenteren Prozessen machen!
Die Verwaltung kann von KI profitieren, ohne bestehende Systeme grundlegend umzustrukturieren. SAP bietet leistungsstarke KI-Funktionen, die direkt in die Prozesse integriert werden können – von der Finanzverwaltung über das Personalwesen bis hin zum Kundenservice.
