Rund 1.900 Kliniken, 500.000 Betten, 4,3 Milliarden Euro Fördermittel im Verhältnis zu 115,1 Milliarden Euro Klinikkosten jährlich und bis zu 86 Millionen Euro drohende Abschlagszahlungen ab dem Jahr 2025 (Quelle: Statistisches Bundesamt, Stand: 2019, eigene Berechnungen). Das Krankenhauszukunftsgesetz wird die Kliniklandschaft in Deutschland in den nächsten Jahren drastisch verändern. Die Beantragungen für die Bedarfsmeldungen werden zum Zeitpunkt des Erscheinens dieses Artikels abgeschlossen sein. Eine Frage bleibt: Wie geht es weiter?
Identifikation von Vorhaben, die dem Vergaberecht unterliegen
Falls nicht bereits geschehen, sollte als Erstes geklärt werden, ob und wie die Vorhaben ausgeschrieben werden müssen. Das Bundesgesundheitsministerium hat in seinen FAQ klar beschrieben, dass das nationale und europäische Vergaberecht durchgehend zu berücksichtigen ist. Da es sich um öffentliche Fördergelder handelt, müssen zum Beispiel auch kirchliche Träger die Vorhaben ausschreiben. Welche Art von Vergabe hierbei anzuwenden ist, wurde leider nicht übergreifend geregelt. Grundsätzlich gilt, dass ab einem Schwellwert von 214.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge das europäische Vergaberecht anzuwenden ist.
Bei Beträgen unterhalb dieser Summe gelten die länderspezifischen Regelungen, in den meisten Fällen die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) oder die ältere VOL/A.Jedoch gibt es auch hier Ausnahmen. So hat zum Beispiel das Land Nordrhein-Westfalen die Wertgrenzenverordnung, die die Wertgrenzen wegen Corona erhöht hat, verlängert, sodass dort wiederum andere Regeln zur Anwendung kommen. Daher gilt die grundsätzliche Empfehlung, sich vor einer Vergabe rechtlich beraten zu lassen, um etwaige Rückforderungen durch Verfahrensfehler zu vermeiden. Darüber hinaus besteht typischerweise Beratungsbedarf in der Vorbereitung und der operativen Durchführung wie auch in der Nachbereitung und Bewertung der diesbezüglich eingehenden Ausschreibungsbeantwortungen.
Anforderungen richtig aufnehmen
Bei einer Vergabe sollten die im KHZG definierten Muss-Kriterien um einen Leistungskatalog für spezifische Anforderungen erweitert werden. Dies verhindert, dass digitale Lösungen eingekauft werden, die dem Haus nur wenig bis gar nicht in den alltäglichen Prozessen helfen. Für die Aufnahme der Anforderungen sollten alle Projektbeteiligten und Schlüsselpersonen, die später mit der neuen Lösung arbeiten, die Möglichkeit bekommen, Anforderungen einzubringen. Anforderungen sollten hier mit Requirements Engineering gemäß entsprechenden Standards, zum Beispiel ISO 29148, erhoben werden. Der den Standards zugrunde liegende Leitfaden hilft dabei, die Anforderungen korrekt aufzunehmen, aber auch sie zu beschreiben, etwa mithilfe von Satzschablonen.
Dies ermöglicht die Erhebung qualitativ hochwertiger, präziser und eindeutiger Anforderungen, um zu verhindern, dass erst bei der Projektumsetzung festgestellt wird, dass ein Anbieter beauftragt wurde, der die eigentlichen Erwartungen nicht oder nur unzureichend erfüllt oder zu teuer ist. Ein wichtiger Aspekt ist die Einbindung der Mitarbeitenden in den Prozess, wodurch deren spätere Annahmebereitschaft bei den neuen Prozessen und digitalen Lösungen höher ist. So können Bedürfnisse von Mitarbeitenden wie auch von Patientinnen und Patienten frühzeitig erkannt werden. Auch wenn diese Methode sehr aufwendig erscheint, sparen die Krankenhäuser im späteren Verlauf der Projekte viel Zeit, Anpassungen und somit Ärger.
Nachhaltige Digitalisierungsprojekte
Neben der Berücksichtigung von Fragestellungen während des Förderzeitraums sollten auch Anforderungen zur Verwendbarkeit und Erweiterung der Lösungen gestellt werden. Der Stand der Technik verändert sich schnell und in den nächsten vier Jahren können heute aktuelle Lösungen nicht mehr den Standards entsprechen. So kann es passieren, dass im Kontext der Interoperabilität bestehende Schnittstellen vor allem mit niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten sowie anderen Beteiligten nicht mehr verwendet werden können. Auch sollten eingekaufte Lösungen upgradefähig sein, damit sie nicht in wenigen Jahren wieder ersetzt werden müssen und somit Folgekosten nach sich ziehen. Deshalb sollte man sich von den Anbietern eine Einsicht in Anpassungen der Schnittstellen oder Weiterentwicklungskosten geben lassen. So können teure Überraschungen auch in Zukunft minimiert werden.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Zur Steigerung der Qualität und der Kosteneffizienz empfehlen wir eine sorgfältige Planung und Vorbereitung Ihrer Vorhaben und deren Begleitung mit professionellen Methoden. Die hierfür notwendigen Investitionen werden im Zeitverlauf deutlich überkompensiert und zahlen sich für Sie sowohl bei der Projektdurchführung als auch im späteren Betrieb mehr als aus.
