Wir suchen einen proaktiven, detailorientierten HR-Administrator / Office Manager zur Unterstützung interner Abläufe und HR-Funktionen in einem schnelllebigen Beratungsumfeld.
In dieser Funktion werden Aufgaben des Büromanagements mit der aktiven Beteiligung an der HR-Unterstützung vor Ort und der Koordinierung von Interessengruppen in verschiedenen internen Teams kombiniert.
Der ideale Kandidat verfügt über ein ausgeprägtes Organisationstalent, ein solides Verständnis der saudi-arabischen Arbeitsvorschriften und Erfahrung in projekt- oder kundenorientierten Branchen.
Riyadh, Saudi Arabia
Zentrale Aufgaben
Zu den Aufgaben von Office Management gehören unter anderem:
- Beaufsichtigung der täglichen Verwaltungsabläufe zur Aufrechterhaltung eines professionellen und gut funktionierenden Büroumfelds.
- Koordinierung von Bürodiensten, Wartung der Ausrüstung, Beschaffung und Lieferantenmanagement.
- Organisation der internen Logistik, Unterstützung von Sitzungen, Reisevorbereitungen und regionalen Veranstaltungen.
- Sicherstellen, dass das Büro die internen Sicherheitsstandards, die Sauberkeitsrichtlinien und die behördlichen Vorschriften einhält.
- Pflege der Beziehungen zu den Banken und Unterstützung bei der Dokumentation für die Einhaltung lokaler Vorschriften vor Ort.
- Bereitschaft, bei Bedarf zu anderen Standorten innerhalb von KSA zu reisen, wenn dies erforderlich ist.
Die HR-Unterstützung vor Ort umfasst unter anderem
Rekrutierungsprozess:
- Unterstützung bei der Rekrutierung und dem Talentmanagement - Koordination von Vorstellungsgesprächen, Bewerberbeurteilungen und Kommunikation während des gesamten Auswahlprozesses.
- Pflege der Bewerberdatenbanken und des aktuellen Einstellungsstatus.
- Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen und Beratern, um den Personalbedarf im Zusammenhang mit laufenden oder anstehenden Projekten zu ermitteln.
Deine Vorteile bei Detecon
Onboarding & Offboarding:
- Verwaltung der Einführungsprozesse, einschließlich Dokumentation, Büroeinrichtung und IT-/Schreibtischeinrichtung.
- Erleichterung eines reibungslosen Übergangs für neu eingestellte Mitarbeiter und Gewährleistung der Übereinstimmung mit den Projekterwartungen des Unternehmens und des Kunden.
- Unterstützung von Offboarding-Verfahren, Exit-Prozessen, rechtzeitige Deaktivierung des Mitarbeiterstatus aus allen erforderlichen internen und externen Kanälen/Portalen sowie arbeitsrechtskonforme Dokumentation.
Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen
- Gewährleistung der Einhaltung der saudischen Arbeitsgesetze und der staatlichen Plattformen, einschließlich GOSI, Muqeem, Qiwa, Mudad und des Ministeriums für Humanressourcen.
- Überwachung der Saudisierungsziele und Beitrag zur Berichterstattung über die Einhaltung der Vorschriften.
Qualifikationen und Fähigkeiten
- Bachelor-Abschluss in Personalwesen/Business Administration oder einem verwandten Bereich.
- 4-6 Jahre Erfahrung in einer kombinierten Büro- und Personalverwaltungsfunktion, idealerweise in einem Beratungsunternehmen, einem Dienstleistungsunternehmen oder einem projektorientierten Unternehmen.
- Gute Kenntnisse des saudischen Arbeitsrechts (GOSI, Qiwa, Muqeem, Mudad).
- Ausgezeichnete Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten; Fähigkeit, in dynamischen Umgebungen Prioritäten zu setzen.
- Beherrschung der Microsoft Office Suite.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Arabisch.
- Hohes Maß an Integrität, Professionalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten.
- Vertrautheit mit den Saudisierungsanforderungen, HRDF-Programmen und staatlichen Beschäftigungsanreizen.
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Wir berücksichtigen ausschliesslich Direktbewerbungen. Bewerbungen von Personalagenturen werden nicht berücksichtigt.
*Bei uns sind Bewerbungen aller Menschen willkommen, die sich für unsere Aufgaben begeistern und Lust darauf haben, uns mit ihrem Talent weiterzubringen. Das allein zählt und nicht das Alter oder Geschlecht, die Herkunft, Religion oder körperliche Eigenschaften.