Zwischen Betrieb und Transformation: Der Engpass im Klinikalltag
Krankenhäuser arbeiten heute vielfach am Limit – personell, finanziell und organisatorisch. Der Fokus liegt verständlicherweise auf der Sicherstellung des laufenden Betriebs und der Patientenversorgung.
Doch genau in diesem Spannungsfeld entsteht ein strukturelles Problem: Es bleibt kaum Zeit, bestehende Abläufe grundlegend zu hinterfragen oder neu zu gestalten. Ein Bild beschreibt diese Situation treffend: Ein Waldarbeiter versucht, mit einer stumpfen Säge einen Baum zu fällen – mit großem Einsatz, aber begrenztem Fortschritt. Die naheliegende Lösung, die Säge zu schärfen, scheitert am fehlenden Zeitfenster im Alltag. Ähnlich verhält es sich mit vielen Prozessen im Krankenhaus.
Historisch gewachsene Prozesse als strukturelle Belastung
ahlreiche Abläufe sind über Jahre gewachsen. Sie funktionieren, aber sie sind nicht optimal. Mitarbeitende gleichen diese Ineffizienzen durch persönlichen Einsatz aus. Das führt zu stabilen, aber ressourcenintensiven Prozessen.
Typische Ursachen sind
- Defizite in den eingesetzten Applikationen
- Fehlende oder unzureichende Schnittstellen
- Medienbrüche zwischen Systemen.
Prozessautomatisierung als Hebel für digitale Transformation
Vor diesem Hintergrund gewinnt Prozessautomatisierung eine neue strategische Bedeutung. Sie ist kein isoliertes IT-Thema, sondern ein zentraler Baustein der digitalen Transformation – und zugleich ein entscheidender Faktor für die digitale Resilienz von Krankenhäusern.
Insbesondere Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen es, wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten gezielt zu automatisieren – ohne tiefgreifende Eingriffe in bestehende Systemlandschaften. Der entscheidende Vorteil: Automatisierung kann dort ansetzen, wo der Druck am größten ist – im operativen Alltag.
Vom Analyseprojekt zur direkten Entlastung
Klassische Ansätze zur Prozessoptimierung folgen häufig einem bekannten Muster: umfangreiche Analysen, detaillierte Dokumentation, modellierte Zielprozesse. Das Ergebnis ist oft fachlich fundiert, doch die Entlastung im Alltag erfolgt spät oder gar nicht.
Ein alternativer Ansatz setzt bewusst früher an: nicht bei der vollständigen Analyse, sondern bei der konkreten Entlastung. Die zentrale Frage lautet: Welche Tätigkeit kostet heute regelmäßig Zeit und könnte einfacher laufen?
Gemeinsam mit den Fachbereichen werden gezielt wiederkehrende Aufgaben identifiziert und bewertet:
- Wie häufig tritt die Tätigkeit auf?
- Wie viel Zeit wird pro Durchführung benötigt?
Kleine Maßnahmen, große Wirkung
Bereits einfache Beispiele zeigen das Potenzial: Eine Tätigkeit wird 15-mal täglich durchgeführt und dauert jeweils 3 Minuten. Das entspricht:
- 45 Minuten pro Tag
- rund 4 Stunden pro Woche
- etwa 10 % der Arbeitszeit
Diese Zeit kann durch Automatisierung unmittelbar freigesetzt werden.
Der Ansatz bleibt bewusst pragmatisch:
- Skizzierung des Prozesses (z. B. am Whiteboard)
- Klärung von Varianten und Sonderfällen
- Direkte Umsetzung im RPA-Tool
- Test und Anpassung im realen Umfeld
Der Fokus liegt nicht auf Perfektion, sondern auf Wirkung.
Digitale Resilienz durch schnelle Umsetzbarkeit
Sobald eine Automatisierung stabil läuft, wird sie produktiv eingesetzt – mit sofort spürbarem Effekt. Freigesetzte Zeit steht direkt wieder für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung. Das stärkt nicht nur die Effizienz, sondern auch die Fähigkeit der Organisation, auf steigende Anforderungen flexibel zu reagieren.
Genau hier liegt der Zusammenhang zur digitalen Resilienz: Krankenhäuser gewinnen Handlungsspielraum zurück – trotz wachsender Komplexität.
Fazit: Transformation beginnt im Kleinen
Prozessautomatisierung ist kein Selbstzweck und kein langfristiges Großprojekt. Sie ist ein pragmatischer Hebel, um die digitale Transformation konkret wirksam zu machen – Schritt für Schritt und dort, wo der Nutzen unmittelbar entsteht.
Lernen Sie uns kennen
Oliver Grotius
Senior Manager
