05.05.2020

Optimales Supply Chain Management in der Krise

Risiken frühzeitig erkennen

Die Corona-Pandemie stellt Unternehmen vor immense Herausforderungen. Trotz der Umsatzeinbrüche in vielen Branchen und Ländern gilt es, die Geschäftsfähigkeit des eigenen Unternehmens sicherzustellen. Die Supply Chain nimmt hierbei eine zentrale Stellung ein. Wer mit Hilfe von Process Mining Transparenz entlang der gesamten Supply Chain hat und somit Risiken vorab erkennt, kann zeitnah Notfallpläne entwickeln. Welche Maßnahmen hierfür erforderlich sind, zeigen die Detecon-Berater Christian Trost, Florian Zenke, Dominik Söhnle und Nicolas Adoni.

Die globale Wirtschaft erlebt durch das Coronavirus eine drastische Ausnahmesituation. Selbst gut finanzierte Unternehmen geraten unter Druck.
Neben der allgemeinen Belastung sind einzelne Unternehmensbereiche besonders stark betroffen und mit einer Reihe von Problemen konfrontiert: Lieferengpässe beeinträchtigen die Produktion, Prozesse stocken aufgrund der gestiegenen Nachfrage nach bestimmten Services, zum Beispiel IT Services oder HR Services wie Krankengeldfreigabe, es kommt zu Einschränkungen oder zum kompletten Ausfall von Geschäftsprozessen. Durch verringerten Personalstand und die Sorge vor weiteren Infektionen bei Face-to-Face Kontakten oder der Übergabe von Objekten, insbesondere schwerwiegend für Vertrieb, Service oder Briefversand, sind die Unternehmen zusätzlich herausgefordert. Es bleibt zu hoffen, dass die Beeinträchtigungen im Regelfall nicht alle auf einmal auftreten, doch Unternehmen sollten sich ihrer bewusst sein, um im Ernstfall schnellstmöglich eine Lösung zu haben.

Dabei stehen insbesondere der Einkauf und das Prozessmanagement der Unternehmen in der Pflicht und müssen jetzt reagieren. Erste Maßnahmen sollten beinhalten, Transparenz entlang der Supply Chain zu schaffen, alternative Lieferanten zu finden und den Produktdurchfluss innerhalb der Lieferkette sicherzustellen. Außerdem sollte die Prozessierbarkeit durch Laufzeitverringerung gestärkt und die Prozesskapazität erhöht werden. Daneben empfiehlt es sich, das Unternehmen in dieser schweren Zeit noch stärker als sonst auf Effizienzsteigerung setzen und eine Hebung der Einsparpotenziale anstreben. Gerade in der aktuellen Situation ist es wichtig, zudem den Fokus auf Automatisierung und die Intensivierung digitaler Geschäftsprozesse zu legen, um den virtuellen Anteil der Arbeit auszubauen.

Wie können Unternehmen – jetzt noch mehr als sonst – neue, digitale Tools einsetzen, um Effizienzen zu steigern und Prozesse zu optimieren? Im Detecon Corona-Risiko-Management haben sich zwei Ansätze besonders bewährt: die Spend-Analyse zur Ermittlung des Ausfallrisikos kritischer Lieferanten und die Supply Chain Risiko Analyse mit Process Mining. Beide Ansätze zielen darauf, ganzheitliche Prozesse in der Supply Chain transparent darzustellen und zu optimieren, um die Resilienz von Unternehmen zu stärken - in Krisenzeiten und darüber hinaus.

Spend-Analyse zur Ermittlung des Ausfallrisikos kritischer Lieferanten

In der aktuellen Krisensituation sind Spend-Analysen und Process Mining wirkungsvolle Möglichkeiten, um proaktiv Risikomanagement zu betreiben und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Das Konzept des Spend-Analytics ermöglicht es Unternehmen, die wesentlichen Informationsflüsse ihres strategischen Einkaufs konsolidiert und graphisch aufbereitet einzusehen. So ist es jederzeit möglich, mit einem Klick einen Überblick über aktuelle Verträge, Bestellungen und Preise zu erhalten und beispielsweise Lieferantenstruktur-, Vertrags- oder Zahlungszielanalysen durchzuführen. Aus den so gewonnen Erkenntnissen können Optimierungspotenziale abgeleitet werden. In der Corona-Krise kann der Einkauf Spend-Analysen gezielt einsetzen, um riskante Lieferanten und betroffene Warengruppen zu identifizieren. Aktuell bieten viele Anbieter von Spend-Analyse Tools zudem spezielle Corona-Risiko-Dashboards an. Hier können auf Grundlage von ERP datenbasierte Einschätzungen abgerufen werden. Die Voraussetzung für die Adhoc-Nutzung von Spend-Analyse Tools ist, dass ihre Implementierung bereits erfolgt ist. Das ist in vielen Unternehmen allerdings nicht der Fall.

Detecon hat einen individuellen Corona-Risiko-Management-Ansatz entwickelt, mit dem auch Unternehmen ohne bestehende Spend-Analytics-Plattform einen Überblick über ihre Supply Chain erhalten können. Ziel dabei ist es, Unternehmen innerhalb kürzester Zeit Transparenz über das Ausfallsrisiko ihrer Lieferanten innerhalb der Warengruppenstruktur zu verschaffen. Das Detecon Tool enthält zum Beispiel sich adaptierende Dashboards, die das unter hohem Risiko stehende Einkaufsvolumen nach Lieferanten aufgliedern und gleichzeitig bereits im Lieferantenportfolio enthaltene Alternativquellen empfehlen. Das Tool benötigt keine Implementierung, keine Schnittstellen zu Systemen und kann beim Kunden direkt betrieben werden.

In einem „Sechs-Punkte-Ansatz“ werden gemeinsam mit dem Kunden kritische Warengruppen identifiziert und das Ausfallrisiko der Lieferanten unter Beachtung aktueller globaler Entwicklungen ermittelt. Die Ergebnisse der Risikobewertung lassen sich tagesaktuell in einem Dashboard anzeigen. Darauf aufbauend wird der Spend-Analyse-Ansatz des Kunden verfeinert und ein Risikomanagement aufgebaut.

Supply Chain Risiko Analyse mit Process Mining

Process Mining bildet die Brücke zwischen klassischem Business Process Management und Data Mining. Die Methodik extrahiert Event Log Daten aus ERP Systemen, reichert diese mit weiteren Daten wie Lieferantenstammdaten oder Prozessinformationen an und bündelt sie in intuitiven und freikonfigurierbaren Analysedashboards. Hierbei werden sowohl aktuelle als auch historische Eventdaten integriert, um Muster aus der Vergangenheit zu erkennen und sie für die Analyse von zukünftigen Prozessereignissen zu verwenden.

Die hundertprozentige, datenbasierte Prozesstransparenz von Process Mining hilft nicht nur, Bottlenecks und Automatisierungspotentiale zu identifizieren. Insbesondere während der Coronakrise bietet Process Mining verschiedene Möglichkeiten, Risiken zu identifizieren, diesen entgegenzuwirken und insbesondere mit Blick auf die eigene Lieferkette die Krisenauswirkungen zu minimieren.

Process Mining Anbieter wie beispielsweise Celonis SE haben die Potenziale ihrer Technologie im Zusammenhang mit der Coronapandemie früh erkannt und implementierungsfertige Risikomonitore zur Lieferkettenanalyse erstellt. Auf diesen können Unternehmen ihre offenen Bestellungen filtern, sehen, von welchen Lieferanten diese bezogen werden und wie sie durch die Corona-bedingten Einschränkungen beeinflusst werden.

Risikoländer, die besonders stark betroffen sind, können entweder manuell oder durch Datenimporte von Instituten wie der Johns Hopkins University festgelegt werden. Automatisch berechnet sich hieraus das Risikolevel der offenen Bestellungen sowie mögliche Auswirkungen auf die Lieferzeiten und Engpässe bei den einzelnen Materialgruppen. Mithilfe dieser Transparenz können Unternehmen Bestellungen von nicht-lieferfähigen Anbietern auf jene verteilen, welche aktuell weniger betroffen sind.

Dieser Ansatz bietet den Vorteil, Daten aus verschiedenen Systemen und Datenbanken verknüpfen zu können und somit systemübergreifende Auswertungen zu erzeugen. Die vorkonfigurierten Dashboards können innerhalb kurzer Zeit mit diesen Daten befüllt und produktiv gesetzt werden. Eine Vielzahl an Anpassungs- und Filtermöglichkeiten bietet komplette Flexibilität und die bestmögliche Analyse der individuellen Unternehmenssituationen.

Chancen durch datenbasierte Supply Chain Analysen in Krisenzeiten

Die Effekte und Vorteile, die sich durch die hier gezeigten Analysetools für Unternehmen in der aktuellen Krise ergeben, sind vielfältig. Die Tools ermöglichen eine kurzzeitige, risikoadaptierte Umstrukturierung der Supply Chain und gewährleisten so einen reibungslosen Ablauf der Lieferketten, sodass Unternehmen ihre Produktion absichern können. Außerdem können sich Unternehmen zusätzlich eine Einschätzung des möglichen Risikos für den Einkauf und die Produktion geben lassen. Durch die transparente Übersicht auf den Dashboards kann eine Anpassung der benötigten Ressourcen vorgenommen werden, sodass ein zeitgerechter und effizienter Einsatz von Mensch und Maschine garantiert wird. Zuletzt lassen sich durch die Analyse zurückliegender Prozesse relevante Pain-Points identifizieren, die auch für eine langfristige Implementierung in die Supply Chain in Betracht gezogen werden können.

Von kurzfristiger Maßnahme zu langfristiger Resilience!

Die Spend-Analyse und das Process Mining Tool von Celonis lassen Risiken vorab erkennen und bieten Transparenz entlang der gesamten Supply Chain. Unternehmen können somit leichter kritische Lieferanten identifizieren, um zeitnah Notfallpläne zu entwickeln und alternative Lieferanten und Transportwege zu prüfen. So stellen sie die Geschäftsfähigkeit sicher und gehen gestärkt aus der Krise.

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