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Ganzheitliche Prozesssteuerung mit Jira

Jira als agiles BPE für eine End2End-Steuerung von Prozessen
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Die Konzepte von End2End-Prozessmanagement und kollaborativem Wissensmanagement sind mittlerweile über ein Jahrzehnt alt. Prozesse und Wissen effizient und ganzheitlich zu managen, gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren innovativer und agiler Unternehmen. Dennoch wurden diese neuen Konzepte in den meisten etablierten Organisationen noch nicht angepasst. Der Grund dafür kann darin liegen, dass die Pre-DevOps-Technologien und -Plattformen zu aufwändig in der Entwicklung waren, um agil angepasst zu werden. Mit den neuen Entwicklungstechnologien werden die Entwicklungs- und Pflegekosten der modernen Tools deutlich reduziert. Der neue Ansatz dürfte daher nicht mehr ignoriert werden.

Durch die Minimierung der Programmierung und die Öffnung der Plattform für Drittanbieter über einen Marktplatz ist es Atlassian gelungen, zwei Plattformen bereitzustellen, die eine lang erwartete, dynamische und innovative Vision von end2end und kollaborativem Prozess- und Wissensmanagement verwirklichen. Und dies mit erheblich weniger Kosten verglichen mit den jetzigen Marktführern. Durchschnittlich ist die Entwicklungszeit ca. 5 mal schneller und die Entwicklungskosten bis zu 10 mal geringer, verbunden mit einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit.

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    Jira als modernes End2End-Prozessmanagement-Werkzeug

    Bereits vor einigen Jahren haben ältere Lösungen versucht, das unternehmensweite Prozessmanagement zu vereinfachen. Sie konnten trotz der Über-Standardisierung und der minimalen Erwartungen nicht überzeugen. Generische Komponenten für verschiedene Prozesse, ohne oder ggf. auch mit End2End-Ansatz bei hohen Anpassungskosten, hat die Unternehmen eher davon abgeschreckt, ihr IT-Budget zu erweitern und zu investieren.

    Aufgrund der neuen Möglichkeiten durch modernste Web-Technologien und Endgeräte haben die Kunden von heute neue Anforderungen und höhere Erwartungshaltungen seitens der Bedienbarkeit, Anpassungsfähigkeit und Intuitivität neuer IT-Systeme. Genau an dieser Stelle zeigen die heutigen IT-Systeme ihre Defizite und Schwächen auf. Viele dieser Systeme sind ein Labyrinth von Systemen und Subsystemen, welche eher darauf ausgelegt sind, die Lizenzgebühren und nicht die Zufriedenheit der Kunden zu maximieren. Vor allem haben sie zu hohen Kosten in der Entwicklung, Wartung und Anpassungen geführt, aber auch viel Zeit und Ressourcen für die Ausbildung gekostet.

    Unternehmen wurden gezwungen, ihre Prozesse an die Standardfunktionen von Anwendungen anzupassen, nicht nachvollziehbare Workarounds zu gestalten oder einen hohen Preis für eine mühselige Anpassung zu zahlen. Agilität und Dynamik blieben dabei auf der Strecke. In der sich heute verändernden Welt und dem ständigen Aufkommen neuer, disruptiver Technologien, ändern sich die Anforderungen dieser Systeme ständig. Die Technologie hinter den etablierten Lösungen ist dabei nur bedingt für eine agile, dynamische und skalierbare Entwicklung geeignet. 

    Die Einführung eines neuen Ansatzes zur Definition von Webformularen, Aktionen, Berechtigungen und Kommunikationen mit wenigen Klicks, ohne dass eine umfangreiche Programmierung erforderlich war, zeigte neue Wege auf. Moderne Plattformen wie Drupal, WordPress, Salesforce und Jira stehen für diesen neuen Ansatz, der eine Flexibilität, Sicherheit, Transparenz und Qualität bietet, wie es in der BPM-Branche noch nie zuvor der Fall war. Die Minimierung der Codierung führte zur Möglichkeit von modularer Konfiguration, die einfacher und schneller zu entwickeln, zu testen, einzuführen und zu dokumentieren ist. Das DevOps-Konzept war geboren.

     

    Möglichkeiten von Jira als flexible „Workflow-Engine“

    Jeder Prozess, der nicht auf aufwändige und komplexe Berechnungen oder Benutzeroberflächen angewiesen ist, kann mit Jira als eine flexible und hochgradig anpassbare Workflow-Engine erstellt werden. Um den Charme zu erhöhen, können passend ausgewählte Apps (Plugins) hinzugefügt werden, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen, die nicht von Jira out-of-the-box bereitgestellt werden. Diese Kombination führt dazu, dass End2end-Prozesse endlich so implementiert werden können, wie sie konzipiert wurden: integriert, persönlich und übergreifend.

    Betrachten wir zum Beispiel die Prozesse in der Personalbeschaffung.

    Der Rekrutierungsprozess beinhaltet:

    1. den Erhalt von Anforderungen für bestimmte Positionen,
    2. die Vorbereitung und Schaltung einer Stellenanzeige,
    3. den Erhalt von Bewerbungen,
    4. die Überprüfung der Bewerbungen,
    5. die Durchführung von Interviews,
    6. die Entscheidung, jemanden einzustellen,
    7. die Vorbereitung, den Export und die Unterzeichnung eines Vertrages auf der Grundlage der vereinbarten Bedingungen und Konditionen
    8. und der abschließenden Vorbereitung der IT und des organisatorischen Aufbaus für den neuen Mitarbeiter (Onboarding).

    Viele Unternehmen verwenden verschiedene Tools, um bestimmte Teile dieses Prozesses zu verwalten. In vielen Fällen interagieren diese Systeme nicht miteinander. Das bedeutet, dass die Bearbeitung der Stellenanzeigen vollständig isoliert von der Prüfung der Bewerbung und der Bewertung des Bewerbers erfolgt, was wiederum getrennt ist von der Abteilung, die für die Vertragsgestaltung zuständig ist.

    Dieses unkoordinierte Instrumentarium stellt eine hohe technische Belastung für die IT, eine unnötige kognitive Belastung für die HR-MitarbeiterInnen und nicht zuletzt einen kostspieligen Prozess dar, um aussagekräftige und umfassende Berichte über Status, Kosten und andere KPIs des Bewerbungsprozesses zu erhalten.

    Mit einer modernen Plattform wie Jira können alle bestehenden und notwendigen Schritte während des gesamten Bewerbungsprozesses von der Definition einer Stellenanzeige bis zum Eintritt des neuen Mitarbeiters abgedeckt werden. Und wenn eine Plattform verwendet wird, um alle notwendigen Schritte innerhalb eines Prozesses zu unterstützen, ist es nicht notwendig, dass ein weiteres BI-Tool relevante Informationen sammelt und aussagekräftige Berichte liefert. Die Berichte können einfach, in Echtzeit und gut integriert mit allen anderen relevanten Teilen des Prozesses erstellt werden.

    Der oben beschriebene exemplarische Bewerbungsprozess kann auf alle anderen Prozesse in einem Unternehmen, von Compliance über IT-Support, Karriere-Management, Budgetierung, Training, Einkauf etc. übertragen werden. Die Vorteile sind enorm.

     

    Vorteile und Herausforderungen von Jira

    Vorteile

    Wie bereits erwähnt, reduziert der Einsatz von Jira als einheitliche, DevOps-orientierte und dynamische Plattform für das Prozessmanagement die Anzahl der offiziell oder anderweitig genutzten Silo-Anwendungen (Schatten-IT) erheblich (dasselbe gilt für den Einsatz von Trello zur Organisation von Aufgaben und Ideen und von Slack zur Strukturierung der Kommunikation). Es hilft auch, eine Ende-zu-Ende Interpretation der relevanten Prozesse zu realisieren. Auch das Reporting und Controlling ist viel effizienter und schneller, da die Daten zentral oder in gut integrierten Systemen und nicht in zahlreichen Tools, Excel-Dateien und E-Mail-Accounts verarbeitet werden. Systematische Datensammlung und Bearbeitung führt zudem zu einem verbesserten Datenschutz (DSGVO-Konformität).

    Der offene und mobile Charakter von Jira ermöglicht es, die Effizienz und Transparenz in der Kommunikation, Überwachung und Prozesssteuerung zu erhöhen. Die Implementierung der Workflows und die Konfiguration von Dashboards, Benachrichtigungen und Kommunikationsmethoden kann in wenigen Tagen und nicht in Monaten erfolgen. Diejenigen, die sich von veralteten Systemen wie LotusNotes im Austausch für DevOps-orientierte Plattformen wie Jira verabschieden, erleben eine drastische Steigerung der Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Qualität der Daten, zufriedene Mitarbeiter, sowie einen erheblichen Rückgang der Kosten und Zeiten für Entwicklung/Anpassung. Alles was überwunden werden muss, ist die Angst vor Veränderung und der Widerstand der politischen Lobby für die Nutzung alter aber etablierter Werkzeuge.

    Die Reduzierung der Komplexität und die Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit führen unweigerlich zu geringeren Kosten und einer Erhöhung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, da die manuelle Arbeit bei der Durchführung von Prozessen minimiert wird, die Erstellung und Freigabe von Berichten vereinfacht und transparenter wird, die Kommunikation klarer und die kognitive Belastung (durch Nutzung veralteter Lösungen) reduziert wird. Und vergessen wir nicht den enormen Rückgang der IT-Administrations- und Servicekosten, in dem langsame und unnötig komplexe Tools durch moderne und modulare Plattformen ersetzt werden, die einfacher zu konfigurieren und zu warten sind.

    Die Herausforderungen

    Natürlich stellt die Umrüstung auf moderne und damit web-basierte Technologien ein Unternehmen vor neue Herausforderungen. Ein Unternehmen, das bisher intensiv Excel-, E-Mail- und Desktop-Anwendungen einsetzt, benötigt nun neue Berechtigungs- und Rollenkonzepte, um online und synchronisierte Lösungen nutzen zu können. Also muss eine saubere flächendeckende Analyse erfolgen, um die neuen Systeme von Anfang an richtig anzupassen und zu implementieren.

    Sicherheitskonzepte sind bei den meisten Unternehmen obsolet und es wurde lange die Einstellung gelebt, "solange es sich auf meinem PC befindet, ist es sicher". Mit dem neuen Ansatz liegen sensible Informationen und Daten der Unternehmen auf unternehmensweiten Servern (oder in der Cloud). Jeder im Netzwerk könnte potenziell auf die Daten zugreifen, wenn das Berechtigungs- und Sicherheitskonzept nicht entsprechend ausgearbeitet wurde. Besonders stellt das Design einer persönlich und trotzdem übergreifenden Lösung eine besondere Herausforderung dar, die nicht einfach anzugehen ist. Die Anforderungssammlung mit einem End2End-Überblick und das entsprechende Architektur-Design erfordert erfahrene Systemarchitekten, die sich mit Anwendungsmöglichkeiten neuer Technologien auseinandergesetzt haben.

    Darüber hinaus ist neben neuen Berechtigungs- und Rollenkonzepten die Auswahl des richtigen Plugin-Sets eine weitere Herausforderung bei der Implementierung angepasster End2End-Prozesse in Jira. Funktionalitäten können auf vielfältige Weise umgesetzt werden. Nicht alle von ihnen sind skalierbar, flexibel oder benutzerorientiert. Erfahrene Systemarchitekten sind gefordert, um die perfekte Konstellation von Plugins mit der entsprechenden Konfiguration und Integration zu finden. Auf diese Weise kann eine Grundlage geschaffen werden, die schnell und sicher entwickelt und skaliert werden kann, wobei die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Benutzer im Vordergrund stehen.

    Die Bewältigung dieser organisatorischen und prozessualen Transformation ist jedoch nicht nur den Aufwand wert, sondern eine Notwendigkeit, wenn ein Unternehmen wettbewerbsfähig am Markt bleiben will. Ein erfolgreicher Übergang und eine zielführende Transformation führen zu mehr Dynamik und Agilität, zu niedrigeren Kosten und besserer Benutzerfreundlichkeit, da die Tools ständig und schnell an die tatsächlichen Bedürfnisse und Geschäftsanforderungen der Benutzer angepasst werden.

    Atlassian Elite Taskforce (AET) @ Detecon

    Bei Detecon hat sich eine designierte Atlassian Elite Taskforce (AET) gebildet, mit Konzentration auf Atlassian-Produkte, insbesondere Jira & Confluence. Die Taskforce ist für die Durchführung von Projekten, die Sammlung von Best Practices und die Auswertung der Methoden und Ansätze verantwortlich. In unterschiedlichen Projekten wurden eine Reihe von Methoden und Referenzmodelle entwickelt, um den Reifegrad jeder Unternehmensarchitektur zu messen und einen Fahrplan für den Übergang von veralteten und teuren Lösungen zu erstellen. Mit dieser Erfahrung und unserer Expertise unterstützen wir Unternehmen, die den mutigen Transformationsschritt wagen und ihre Infrastruktur mit Atlassian Glue modernisieren.

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