Sell, Better, Faster: Angebotsprozesse mit CPQ-Systemen steigern digitale Effizienz

Historisch gewachsene Prozesse, Tools, Schnittstellen sowie manuelle Workarounds prägen die heutigen Herausforderungen für Unternehmen bei der Erstellung von Kundenangeboten. Auch fehlende Standardisierungen und Modularisierungen einzelner Produkte oder Dienstleistungen können eine effiziente Arbeitsweise zusätzlich erschweren. Solche Zustände reduzieren die Geschwindigkeit und die Qualität des Angebotsmanagements, erhöhen die Vertriebskosten und gefährden die Erfolgsquote einzelner Vertragsabschlüsse. Emil Matevski, Managing Consultant und Head of Digital Efficiency Transformation and Automation bei Detecon, spricht über die Möglichkeiten, diese Probleme zu lösen.

Derzeit zielen verschiedene SaaS-Lösungen auf dem Markt auf die Optimierung der Verkaufseffizienz. Ihre Funktionalität erhöht die Geschwindigkeit der Angebotserstellung und verbessert die Kundenerfahrung während des Angebotsprozesses. Diese Lösungen sind als Configure-Price-Quote-Systeme (CPQ) bekannt. CPQ automatisiert die Konfiguration einzelner Kundenangebote im Zusammenspiel mit dem CRM-System. Gleichzeitig führt es zur Interaktion der bestehenden Bestell-, Produktmanagement-, Servicemanagement-  sowie ERP-Systeme und stellt die Grundlage für die Auftragsabwicklung sowie die Auftragsabrechnung dar.

Vorteile der CPQ-Implementierung

Statistiken zeigen, dass Unternehmen, die CPQ-Tools und -Prozesse einsetzen, ihre Auftragsgröße im Durchschnitt verdoppelt haben. Einer der Gründe dafür ist die Angebotsquote pro Vertriebsmitarbeiter, die um 50 Prozent über der Angebotsquote von Unternehmen ohne CPQ liegt. Darüber hinaus profitieren die Unternehmen von schlankeren Angebotsprozessen, die je nach Branche und Wettbewerb sehr kostenintensiv sein können.

Durch die Implementierung einer geeigneten CPQ-Lösung werden folgende Funktionen in dem Angebotsprozess gewonnen:

  • Guided Selling: Komplexe Verkaufsprozesse werden dank CPQ durch "next step" Vorschläge und Up-Selling-Möglichkeiten in Echtzeit vereinfacht.
  • Konfiguration: Vereinfachte Konfiguration einzelner Produkte und Dienstleistungen mit Nutzung von vorgefertigten Konfiguratoren wird intuitiv in einem System möglich.
  • Produkt Kataloge & Preisbildungsfunktionen: CPQ integriert das Produktbeschreibungen und Preisstrategien in einem System und schafft einen einfachen Überblick. Hinzu kommen auch Preisbildungsfunktionen, die die Erstellung von kundenspezifischen Preis-Büchern ermöglichen.
  • Angebotserstellung & Team-Kollaboration: CPQ automatisiert die Erstellung von Angeboten und findet die benötigten Angebotsinhalte, um den Verkaufsprozess zu beschleunigen. Es ermöglicht auch eine virtuelle Kollaboration mehrerer Mitarbeiter auf einem Angebot.
  • Automatisierung von Angebotsfreigaben: Genehmigungen werden automatisch über das CPQ-System erteilt. Angebote werden schneller eingereicht.
  • Integration von Partner: Partnerdienstleistungen können über API-Schnittstellen der CPQ-Lösungen in dem Angebotsprozess leichter und digitaler eingebunden werden.
  • Mobiler Zugang:  Über einen Web-Zugang können auch mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones in Kundengesprächen für die Angebotserstellung genutzt werden.
  • Selbstgenutzte Kundenportale: Über einen Web-Zugang können die Kunden selbst einzelne Produkte und Services konfigurieren und eigene Angebote erstellen.
  • Sales Analytics: Übersicht über die Anzahl an Angeboten pro Kunde und Produkt, den gewonnenen Aufträgen sowie auch dahinterliegenden Umsätzen, Preisstrategien und Margen.

Mit der Implementierung der CPQ-Lösungen und -Funktionen können als Nebeneffekt folgende Effizienzen im Angebotsprozess erreicht werden:

  • Systemkonsolidierung: Konsolidierung mehrerer heterogenen Angebotssysteme pro Produkt in einem oder wenigen integrierten Angebotssystemen.
  • Automatisierter und vereinfachter Angebotsprozess: Transformation von manuellen und mehrstufigen Interaktionen einzelner Fachspezialisten in einem automatisierten schlanken Angebotsprozess mit Generalisten.
  • Entlastung der Mitarbeiter im Angebotsprozess: Reduktion der notwendigen Arbeitsschritte bei der Angebotserstellung oder Verlagerung der Angebotserstellung durch den Kunden selbst durch Kundenportale.
  • Reduzieren der Antwortzeit im Angebotsprozess: Beschleunigung der Angebotserstellung inklusiver Freigaben von mehreren Wochen/Monaten auf wenigen Minuten/Tage.
  • Erhöhen der Anzahl von Angeboten: Durch die Reduktion der Antwortzeit ist es möglich, mit den gleichen Ressourcen mehrere Angebote vorzubereiten. Dies erhöht die Chancen für einen verbesserten Auftragseingang.
  • Reduzierung menschlicher Fehler im Angebotsprozess: Durch eingebaute Echtzeit-Prüfungen während der Produktkonfiguration in dem CPQ-System sind nur qualitätsgesicherte Angebote möglich.
  • Standardisierte Angebotsvorlagen: Vereinheitlichung der Angebotsgestaltung mit vorgefertigten und rechtlich geprüften Angebotsvorlagen.
  • Einarbeitung neuer Vertriebskollegen: Durch die zentrale Angebotsplattform in CPQ können die Vertriebler schneller einen Überblick über den verfügbaren Produkten, deren Preisstrategien und Angebotsinhalten bekommen und Lösungsorientiert den Kunden in Echtzeit beraten.
  • Automatisierung einer Bestellung in den Bestellsystemen: Über Schnittstellenintegration einzelner Bestellsysteme können angenommene Angebote digital weiterverarbeitet werden.

Der Break-Even nach der Einführung eines CPQ-Systems liegt im Durchschnitt zwischen sechs und zwölf Monaten. Diese Vorteile können jedoch nur durch die Auswahl einer geeigneten CPQ-Software realisiert werden. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ein solches System stellt, ist das Anbieterauswahlverfahren eine der größeren Herausforderungen. Durch die Vielzahl der Optionen und Funktionen kann man leicht den Überblick verlieren.

Der Ansatz zur Implementierung einer CPQ-Lösung

Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen ist immer mit Risiken verbunden. Eine Transformation erfordert nicht nur eine gut strukturierte Planung und Umsetzung, sondern auch die Unterstützung des kulturellen Wandels der beteiligten Mitarbeiter.

Um eine reibungslose Transformation aller betroffenen Bereiche und die Schulung der Mitarbeiter zu gewährleisten sowie den Erfolg der CPQ-Implementierung sicherzustellen, muss der Kunde vier Implementierungsphasen durchlaufen:

  • Reifegradermittlung: Ermittlung des Status Quos der vorhandenen Produktkomplexität, der dahinterliegenden Angebotsprozesse und Tools; sowie der organisatorischen Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Produktportfolio, Standardisierung & Modellierung: Optimierung und Standardisierung der Produktstruktur, Angebotstexte, Produktmodellierung, Preisgestaltung als Grundlage für die Umsetzung in CPQ.
  • Prozess, Design & Lösungsauswahl: Ende-zu-Ende Design des neuen Angebotsprozesses, dahinterliegende IT-Architektur und Organisation, CPQ-Lösungsauswahl und Implementierungsplanung inklusive Business Case.
  • CPQ-Implementierung: Projektmanagement der Ende-zu-Ende-Implementierung einschließlich der CPQ-Schulung, organisatorische Umgestaltung sowie Außerbetriebnahme der redundanten Tools im Angebotsprozess.

Ob durch die Implementierung von CPQ-Systemen in den Vertriebsprozessen die mögliche Effizienzsteigerung von bis zu 75 Prozent erreicht werden kann, hängt davon ab, ob die einzelnen Schritte von der Planung bis zur Implementierung der Lösung in einem ganzheitlichen Programm integriert sind und ob das Topmanagement dies als einen der wichtigsten Bausteine der eigenen digitalen Transformation unterstützen wird.

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