Effizienter durch Digitalisierung

Soeben sind die Ergebnisse der von Detecon International und T-Systems Multimedia Solutions beauftragten Lünendonk-Studie Digital Efficiency – Digitale Technologien als Instrument für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen veröffentlicht worden. Ulrike Volejnik, Head of Business Area New Work (T-Systems Multimedia Solutions), und Björn Menden, Managing Partner und Head of Global Functional Chapter Digital Operations & Performance (Detecon), im Gespräch über die Potentiale des digitalen Wandels und die Frage nach der Position des Menschen im Sog der fortschreitenden Digitalisierung.

Mit dem Ansatz „Digital Efficiency“ betrachten Sie das Thema Digitalisierung aus der Effizienzsicht. Automatisierungswellen gab es allerdings auch schon in der Vergangenheit. Was ist an diesem Ansatz anders und weshalb gewinnt er gerade in der aktuellen Situation an Dringlichkeit?

Björn Menden: Die Digitalisierung bietet eine Fülle an neuen Möglichkeiten. Bislang ging Automatisierung mit Standardisierung einher. Diesem Ansatz sind mit zunehmender Komplexität der Prozesse Grenzen gesetzt. Digitalisierung bringt Intelligenz ins Spiel. Process Mining beispielsweise bildet eine gute Basis, um tatsächlich datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Dies erlaubt eine neue Qualität in der Steuerung von Prozessen und ganzen Organisationen. Daten schaffen Transparenz und stehen mittels des Einsatzes moderner Technologien in Realtime zur Verfügung. Die Algorithmen von Artificial Intelligence bieten darüber hinaus neue Möglichkeiten für die Verarbeitung dieser Daten. Dieser Gewinn an Flexibilität und Geschwindigkeit wirkt sich direkt auf das Entscheidungsverhalten aus – und hier liegt der große Unterschied zu früheren Automatisierungsbestrebungen.

Ulrike Volejnik: Der Einsatz von Technologie ist dabei allerdings nur der sichtbarere Aspekt der angestrebten digitalen Effizienz. Der Mensch bleibt eine relevante Bezugsgröße, die nicht aus den Augen verloren werden darf. Letztlich geht es ja um effizientes Arbeiten mit digitalen Tools durch eine Verbesserung der Usability für jeden Nutzer. Digital Efficiency unterscheidet sich darum vor allem von anderen Ansätzen dadurch, dass er sich an den Bedürfnissen der Belegschaft orientiert, auf ihre Wünsche und Fähigkeiten eingeht und so ihr Potenzial entfaltet. Welche Plattformen, Tools oder Hardware genutzt werden, ist zweitrangig. Digitale Effizienz schaffen wir, indem wir unternehmensinterne Synergien der vorhandenen Kompetenzen, auch im IT-Bereich, herstellen.

Das Herz der Digitalisierung ist die Generierung und Nutzung von Daten. Wie führen Sie Unternehmen an eine datengetriebene Organisation heran?

UV: Der Weg zur datengetriebenen Organisation ist durchaus kompliziert und nicht per Knopfdruck zu implementieren. Startpunkt ist immer die aktuelle Situation des Kunden hinsichtlich seiner Tool-Landschaft und damit der Möglichkeiten, Daten zu generieren und auszuwerten – aber auch hinsichtlich analytischer Fähigkeiten und der vorherrschenden Kultur im Unternehmen. Insofern gibt es keinen Blueprint. Und auch das beste Tool kann nie die Lösung sein, sondern ist immer nur ein Teil des „Puzzles Digitalisierung“.

BM: Um konsequent datenbasiert Entscheidungen treffen zu können, braucht man neben der Transparenz der Prozessdaten auch vollständige Organisationdaten bis hin zu Informationen über kulturelle Aspekte. Diese Daten gilt es zusammenzuführen und zu verknüpfen. Und dann muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, was mit den Daten erreicht werden soll und wie man dorthin kommt. Hier ist das Mindset ganz entscheidend, aber auch die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen.

Die Relevanz für die Nutzung digitaler Technologien wird vielfach gesehen, deren Anwendung gestaltet sich aber schwierig. Wie bringt man die Unternehmen in die Umsetzung?

UV: Indem man zunächst Klarheit darüber schafft, dass Technologien und deren Einsatz nur eine Seite der Medaille Digitalisierung sind. Es gibt diese hartnäckige Unterstellung, dass es bei der digitalen Neuausrichtung von Unternehmen ausreicht, einfach nur die IT zu erneuern, neue Hard- und/oder Software anzuschaffen, Einzelprojekte zu starten oder Prozesse ohne echte Gesamtstrategie zu verändern. Ein solches Vorgehen greift aber zu kurz. Digitaler Change beginnt im Kopf und überträgt sich dann auf die Transformation der Organisation.

BM: Genau. Als Berater kann ich zwar ein besseres Verständnis für die Digitalisierung schaffen, die Vorgehensweise strukturieren und bei der Auswahl der passenden Tools unterstützen – das Unternehmen muss aber zwingend eine Bereitschaft für die Digitalisierung entwickeln.

UV: Und dann darf es nicht ausschließlich um Technologien gehen.  Absolut elementar ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden bei der Frage nach dem Vorgehen bei der Digitalisierung, vor allem mit Blick auf die Verbesserung in der Zusammenarbeit und die Prozessoptimierung.

Welche Eigenschaften vereinen Unternehmen, die sich erfolgreich digitalisieren und immer wieder neu auf die aktuellen Entwicklungen des Marktes eingehen?

UV: Unternehmen, die sich erfolgreich digitalisieren, tun genau das: Sie stellen sich immer wieder neu auf und orientieren sich sowohl an der sie umgebenden Umwelt als auch an ihren internen Bedürfnissen. Organisationen, die Veränderungen nicht als Anstrengung oder notwendiges Übel betrachten, sondern als einen kontinuierlichen Prozess, werden immer am Puls der Zeit bleiben und ihm sogar ein Stück vorauseilen. Dieser permanente Change, die konstante Disruption muss dafür in die eigene DNA eingeschrieben werden. Das geht bei der Personalauswahl los und endet noch lange nicht beim Geschäftsmodell. Das Hinterfragen von Prozessen, Zuständigkeiten oder IT-Entscheidungen hält Unternehmen bei ihrer Entwicklung nicht auf. Im Gegenteil: Je mehr sich die Menschen innerhalb des Unternehmens stärker mit sich selbst, also ihren individuellen Fähigkeiten und ihrer Außenwirkung beschäftigen, umso effizienter werden sie arbeiten.

Wie schätzen Sie die aktuelle Krise im Hinblick auf die Digitalisierung ein?

BM: Die Corona-Pandemie ist zweifelslos ein so nie dagewesener Treiber der Digitalisierung! Viele Unternehmen reagieren jetzt, damit sie wettbewerbsfähig bleiben. Wir sehen aber auch, dass Unternehmen, die bereits proaktiv die Digitalisierung nutzen jetzt davon in besonderer Weise profitieren. Beispielsweise beim Thema Prozessoptimierung zeigt sich, dass digitalisierte Lieferketten einen enormen Effekt auf die Resilienz der Wertschöpfung haben und kritische Ausfälle vermieden oder zumindest gemanagt werden können. Diesen Trend sehen wir deutlich bei den Kunden, mit denen wir im Bereich Process Mining und Optimierung zusammenarbeiten.

 

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