Die IT-Landschaft der meisten großen Unternehmen besteht aus mehreren ERP-Systemen - SAP und Nicht-SAP - und ist im Allgemeinen komplex und verteilt. Aspekte für die Heterogenität der Systemlandschaften können verschiedene Geschäftsfunktionen, Regionen oder Geschäftsbereiche sein. Dies bringt verschiedene Herausforderungen wie langwierige, fehleranfällige Updateprozesse mit sich. Auf der Agenda vieler Unternehmen steht daher die Minimierung von Geschäftsunterbrechungen. Bei der Umgestaltung der Finanzorganisation in Verbindung mit dem Shared-Service-Modell kann der Central-Finance-Ansatz der SAP ein möglicher Enabler sein.
Die Erfassung und Verknüpfung aller Unternehmensprozesse durch ein ERP-System betreffen viele Bereiche, insbesondere das Rechnungswesen und das Controlling. In der Finanzbuchhaltung werden alle Finanzvorgänge im Unternehmen erfasst und bringen so die notwendige Transparenz für die Finanzberichterstattung und Steuerung des Unternehmens.
Aus Sicht des CFO´s ist es wichtig, genaue Informationen aus den Systemen zu erhalten, um faktenbasierte Managemententscheidungen treffen zu können. Lange Arbeitsabläufe aufgrund von Koordinierungswegen und aufwendigen Datensammlungsprozessen sind im Finanzbereich auch heute eine Herausforderung.
Konventionelle ERP-Finanzsystemlandschaft
Aufgrund der zunehmenden Komplexität und Herausforderungen auf den Märkten betreiben die meisten Unternehmen mehr als ein ERP-System. Ein einheitliches und standardisiertes Berichtswesen ist in der Praxis oftmals nicht gegeben. Ursächlich für die heterogene Systemlandschaft sind vor allem die Gegebenheiten in global agierenden Unternehmen oder übernommenen Unternehmen.
Schaffung einer zukunftsfähigen Finanzarchitektur
Für den Umgang mit heterogenen Systemlandschaften gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Option ist die zentrale Definition eines globalen Templates und der Roll-out auf alle Konzerngesellschaften. Dieser Ansatz kann zeitaufwändig und teuer sein. Die Alternative zu diesem Ansatz ist die Einführung eines Central-Finance-Systems.
Der Central-Finance-Ansatz vereint die fachlichen und technischen Innovationen aus den letzten Jahren: ein zentrales Finanzsystem mit harmonisierten Stammdaten, welches eine einheitliche Plattform für Planung, Reporting, Zentralisierung von Prozessen und somit eine "Single Source of Truth" für die Konsolidierung bietet. Der große Vorteil bei einer solchen Finanzarchitektur ist, dass bei der Implementierung eines Central-Finance-Systems die Quellsysteme nur geringfügig verändert werden. Die Finanzdaten der angegliederten Unternehmen werden in Echtzeit im zentralen Finanzsystem über einen Replikationsserver zur Verfügung gestellt (repliziert).
Die Mehrwerte aus einer Transformation mit Central Finance lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Single Point of Truth
- Nur ein Daten-Mapping
- Harmonisierte Stammdaten
- Harmonisiertes Finanz-Zielorganisationsmodell
- Möglichkeit gegeben für Echtzeit-KPIs
- Einfachere System-Governance
Technologische Voraussetzungen in der anstehende Transformation
Mit dem S/4HANA Central-Finance-Ansatz bietet die SAP eine zukunftssichere Lösung für den Finanzbereich, um eine Transformation zu unterstützen. Die grundlegenden technologischen Voraussetzungen dafür sind wie folgt:
- Zur Harmonisierung der Finanzstammdaten müssen in den Quellsystemen gegenüber einer Systemharmonisierung geringe Änderungen vorgenommen werden.
- Die bestehende IT- und SAP-Systemlandschaft muss nicht komplett umgestaltet werden.
- Sowohl SAP-Quellsysteme als auch Nicht-SAP-Quellsysteme können über Middleware-Lösungen an Central Finance angebunden werden.
- Als technologische Komponente muss ein sogenannter SAP LT Replication Server installiert werden. Über den SAP LT Replication Server werden die Daten einheitlich an Central Finance übertragen.
Business Case Betrachtung
Eine solche Implementierung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Dazu gehört zum Beispiel der granulare Zugriff auf Finanzdaten aus unterschiedlichen IT-Systemen bis hin zum Originalbeleg.
Dateneffizienz: Die Potenziale können dann optimal genutzt werden, wenn die für das gesamte Unternehmen relevanten Datenstrukturen harmonisiert werden. Hinzu kommen die Zentralisierung ausgewählter Finanzbuchhaltungsaufgaben, eine einheitliche Datenbasis für Controlling und Rechnungswesen auf Konzernebene und die Beschleunigung eines Konzernabschlusses.
Shared Service Center-Ansatz: Central Finance ermöglicht eine zentralisierte Bereitstellung von Reports, die Analyse von Daten, aber auch zentralisierte Buchungstätigkeiten innerhalb eines einzigen Systems. Dabei wird ein gemeinsames einheitliches Informationsmodell geschaffen, welches die Voraussetzung für die dafür benötigten Effizienzen ist. Dadurch kann der Wert des Systems durch einen Shared-Service-Center Ansatzes (z.B. Central Payments) gesteigert werden.
Beschleuniger: Central Finance kann durch die relativ einfache Anbindung und Replikation von Daten als Beschleuniger wirken. Bei Unternehmenszusammenschlüssen bietet es die Möglichkeit, frühzeitig mit der Integration der Finanzprozesse zu beginnen, indem einerseits im alten System weitergearbeitet wird und andererseits mit dem Central-Finance-System ein "Single Point of Truth" geschaffen wird.
Wie erfolgt die Einführung?
Für die Einführung eines Central-Finance-Systems gibt es aus Sicht des Projektmanagements verschiedene Ansätze. Im Folgenden werden die drei Umsetzungsmöglichkeiten dargestellt und die wesentlichen Merkmale kurz beschrieben.
Option 1: Wasserfall
Das wasserfallorientierte Verfahren ist die klassische Variante des Projektmanagements, in dem die Phasen konsequent nacheinander durchlaufen werden. Erst wenn eine Phase komplett durchgeführt worden ist, beginnt die nächste Phase. Das heißt, in einem Projekt werden in der Explore-Phase zunächst die Anforderungen an das Projektvorgehen definiert und in ein Konzept überführt. Danach werden die Anforderungen in der Realize-Phase umgesetzt, anschließend in der Deploy-Phase getestet, abgenommen und für den Go-Live vorbereitet. Als letzter Schritt erfolgt der Rollout.
Option 2: Agil
Beim agilen Verfahren werden die Phasen in kleineren zeitlich festgelegten Phasen, den sogenannten Sprints, iterativ durchlaufen. Sogenannte Quality Gates werden zum Ende jeder Phase durchgeführt. Hierüber werden die Anforderungen mit der Umsetzung abgeglichen. Fehlentwicklungen / Missverständnisse können so früh erkannt und Nachjustierungen direkt veranlasst werden. Der Fokus dieses Verfahrens liegt somit in der stetigen Verbesserung des Produktes. In SAP-Projekten zeigt sich, dass aufgrund der Komplexität nicht in üblichen Sprint-Zeiträumen vorgegangen werden kann beziehungsweise nicht jedes Release in die Produktion übernommen werden kann.
Option 3: Hybrid
Das hybride Verfahren kombiniert die Vorteile aus dem Wasserfall- und dem agilen Verfahren. Hierbei wird projektspezifisch festgelegt, welches Verfahren in welcher Phase besonders geeignet ist. Es hat sich beispielsweise gezeigt, dass es sinnvoll sein kann, die Explore-Phase vollständig durchzuführen, in dieser Phase allerdings schon mit einem Prototyp die Konzeptarbeit zu unterstützten und die Realize-Phase auf mehrere Releases aufzuteilen.
Wesentliche Einflussfaktoren einer Transformation
Im Rahmen einer Business Transformation mit Central Finance müssen verschiedene Einflussfaktoren berücksichtigt werden. Die Projektbeteiligten müssen den neuen Ansatz verinnerlicht haben und daher im Vorgehen und im Konzept grundlegend unterwiesen werden. Ein wichtiger Aspekt ist, dass sich alle auf einheitliche Grundlagen einigen müssen und gewisse Prozessbereiche “abgegeben” werden müssen. Nicht generell neu, aber insbesondere in diesem Typ von Projekten relevant: Es kommt auf Transparenz und gemeinsame Abstimmung an, z.B. bei der Zieldefinition. In diesem Zusammenhang ist es auch von zentraler Bedeutung, dass Prozesse und IT stärker miteinander verzahnt werden müssen, um das Potenzial des Ansatzes optimal zu nutzen.
… und so sieht ein sinnvoller Start in die Transformation aus
Generell empfehlen wir, nach der Konzeptionsphase einen Proof-of-Concept durchzuführen, um den Einsatz von Central Finance für einen bestimmten Anwendungsfall zu evaluieren. Dabei werden die Prozesse aus Ihrer ERP-Systemlandschaft von beteiligten Stakeholdern detailliert bewertet.
Die Ergebnisse umfassen eine konkrete Roadmap für die Umsetzung, die mit allen beteiligten Stakeholdern abgestimmt ist. Ein zeitliche Umsetzungsplanung und eine erste Kostenabschätzung runden das Bild ab. Dies basiert auf der Identifizierung Ihrer Bedürfnisse und Herausforderungen, um einen idealen Ansatz für Ihre finanzielle Transformation zu empfehlen.
