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In 3 Schritten zum Digitalen Gesundheitsamt

Vor dem Eintritt der Pandemie spielte der öffentliche Gesundheitsdienst (ÖGD) im deutschen Gesundheitssystem eine eher untergeordnete Rolle, dann stieg plötzlich das öffentliche und politische Interesse. Die Herausforderungen des ÖGDs rückten in den Fokus der öffentlichen Aufmerksamkeit und veranlassten die Politik dazu, den Bereich durch den „Pakt für den ÖGD“ zu stärken und krisenfest zu machen. Wie geht es jetzt für die Gesundheitsämter nach der Fördermittel-Antragstellung weiter und wie gestalten Sie Ihr digitales Gesundheitsamt?

Im Pakt für den ÖGD werden insgesamt vier Milliarden Euro von Bund und Ländern bereitgestellt, die vor allem der personellen Verstärkung und Digitalisierung dienen sollen. Die Erhebung der Bedarfe durch das Reifegradmodell ist bereits abgeschlossen. Somit sind auch die Förderanträge für Modellprojekte einzelner Gesundheitsämter bzw. Kooperationen sowie geplante Ländermaßnahmen beim Projektträger eingereicht.

1. Schritt: Förderbescheide

Nachdem die Anträge der Gesundheitsämter eingegangen sind, entscheidet das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) über die Bewilligung der Förderanträge. Dabei legt das BMG fest, welche Maßnahmen als koordinierte Landesmaßnahmen bzw. als landesübergreifende „Ein Land für Alle“ (ELFA)-Maßnahmen umgesetzt werden können. Mitte September liegen voraussichtlich die ersten Genehmigungen bzw. Förderbescheide den Gesundheitsämtern vor und dann geht es in die konkrete Umsetzung.

Zusatzinformation: Vergaberecht beim Pakt ÖGD

Die Vergabe der Fördermittel aus dem Pakt ÖGD erfolgt unter Einhaltung des Vergaberechts. Dabei sind die Vorgaben des nationalen und europäischen Vergaberechts zu berücksichtigen. Die Wahl der Verfahrensart orientiert sich dabei an dem geschätzten Auftragswert. Bei Aufträgen, die den EU-Schwellenwert (liegt bei Dienstleistungen und Lieferungen bei 214.000 Euro netto) überschreiten, müssen die Regelungen der Vergabeverordnung (VgV) sowie das 4. Kapitel vom Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) beachtet werden. Wird der EU-Schwellenwert unterschritten finden die Regelungen der jeweiligen Bundesländer Anwendung (UVgO).

Generell schreibt das VgV standardisiert zwei Verfahren vor:

  1. Bei dem offenen Verfahren werden in einer EU-weiten Bekanntmachung Angebote von einer unbeschränkten Zahl an Unternehmen eingeholt, die einen Nachweis über ihre Eignung zur Erfüllung der Aufträge vorlegen müssen.
  2. Dem öffentlichen Auftraggeber steht auch das nicht-offene Verfahren mit zwei Stufen zur Verfügung.
    • In der ersten Stufe wird durch einen Teilnahmewettbewerb die Eignung der Bieter überprüft.
    • In der zweiten Stufe werden geeignete Bieter dazu aufgefordert ein Angebot abzugeben.

Bei Anwendung des UVgO entspricht die öffentliche Ausschreibung dem offenen Verfahren bzw. die beschränkte Ausschreibung dem nicht-offenen Verfahren.

2. Schritt: Ausschreibung und Vergabe

Im Rahmen des Pakt ÖGD handelt es sich bei vielen Maßnahmen um technisch anspruchsvolle Ausschreibungen, wo eine entsprechende Fachexpertise von Vorteil ist. Das gilt insbesondere für die Leistungsbeschreibung komplexer Ausschreibungen. Die Gesundheitsämter evaluieren idealerweise, inwiefern bei der Vorbereitung und operativen Durchführung der Verfahren sowie der Nachbereitung und Bewertung der eingehenden Angebote, Beratungsbedarf besteht.

Für die Vergabe im Rahmen des Pakt ÖGD ist es sinnvoll, ein Leistungsverzeichnis der Bieter einzufordern. Somit wird sichergestellt, dass die beauftragten Anbieter die nötigen Kompetenzen aufweisen, digitale Lösungen im Gesundheitsamt zu implementieren und die Erwartungen bei der Projektumsetzung einhalten zu können. Die Koordination verschiedener Projektteilnehmenden sowie die Zusammenführung spezifischer Anforderungen in einem Leistungsverzeichnis, erfordert einen hohen zeitlichen Aufwand und übersteigt oft die personellen und technischen Kenntnisse der Vergabestellen der Gesundheitsämter.

Der Schwerpunkt im Bereich Health unseres Beratungsunternehmens liegt bei der inhaltlichen Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen. Bevor diese jedoch ausgeschrieben werden, wird vor der Vergabe eine rechtliche Beratung empfohlen, um Verfahrensfehler und daraus resultierende Rückforderungen zu vermeiden.

Wann ist der Einsatz Dritter von Vorteil – Ein Beispiel

Der Förderleitfaden sieht vor, dass Open Source-Lizenzen priorisiert werden, um eine effiziente Nachnutzung zu gewährleisten. Im Zuge der Leistungsbeschreibung sind außerdem die Anpassung von Schnittstellen sowie Weiterentwicklungskosten entscheidend. Ein Vorteil Dritter ist, während des Verfahrens spezifische Bieteranfragen bearbeiten und beantworten zu können. Der Gesetzgebende sieht vor, dass der öffentliche Auftraggeber „wesentliche Entscheidungen“ selbst treffen muss und diese nicht an dritte Personen weitergeben darf. Somit dienen externe Dritte lediglich als „Entscheidungshilfe“.

3. Schritt: Bewertungsverfahren während der Projektarbeit

Nachdem die Vergabe der Aufgaben erfolgt ist, kann die eigentliche Projektarbeit beginnen. Hier ist die Ernennung eines Digitalisierungsverantwortlichen bzw. Projektverantwortlichen sinnvoll, weil somit das gesamte Modellprojekt operativ begleitet und die Zielerreichung regelmäßig kontrolliert wird. Hierdurch wird zudem das Risiko von möglichen Rückforderungen reduziert.

Im Förderaufruf des BMG ist festgelegt, die Zielerreichung des gesamten Projektes anhand der Steigerung im Reifegradmodell abzubilden. Die Projektleitung sollte daher einen stetigen Überblick zu allen Teilprojekten haben und auf dieser Grundlage den Projektfortschritt mit dem Projektträger austauschen. Diese Nachweispflicht legt fest, dass jährlich sowohl eine Selbsteinschätzung durch das Reifegradmodell erfolgen als auch ein Statusbericht an den Projektträger übermittelt werden muss. Darüber hinaus müssen zusätzliche Meilensteinberichte eingereicht werden. Generell ist es die Aufgabe der Gesundheitsämter, alle relevanten Unterlagen über die Projekte zu sammeln, um örtliche Überprüfungen des Projektträgers zu gewährleisten.

Da viele Gesundheitsämter keine personellen Ressourcen für das Management eines so umfangreichen Projektes aufbringen können, können hierfür externe Dienstleister mit Erfahrungen im Projektmanagement und bei öffentlichen Fördermitteln beauftragt werden.

Fazit

Es sollte eine detaillierte Planung und Vorbereitung der im Förderantrag definierten Maßnahmen vorgenommen werden. Eine professionelle Unterstützung, die zur Steigerung der Qualität, der Kosteneffizienz vorhergesehener Projekte sowie für die personelle Entlastung in den Gesundheitsämtern sorgt und zum schnellen Digitalisierungserfolg beiträgt.