Digitalisierung hat sich als signifikanter Werttreiber herausgestellt und unterstützt Unternehmen in vielen Fällen dabei, Prozesse und Arbeitsabläufe besser zu gestalten. Im Vordergrund steht, Informationen immer und überall bereitzustellen und verarbeiten zu können. Diese Informationsbasis verspricht, schnellere und bessere Entscheidungen treffen zu können und damit flexibler, effizienter und schlicht erfolgreicher zu werden. Digitalisierung bedeutet jedoch nicht automatisch gesteigerte Effizienz. Eine Digitalisierungsmaßnahme kann nur dann als effizienzsteigernd bezeichnet werden, wenn sie prozessual vorgesehene Arbeitsschritte vereinfacht, der Marktzugang erleichtert und eine positive Kostenentwicklung einhergeht gegenüber den getätigten Investitionen.
Digitalisierung heißt primär, analoge Prozess in eine digitale Version zu überführen. Idealerweise wird bei diesem Schritt der Prozess an sich optimiert und vereinfacht. Das ist jedoch nicht zwangsläufig der Fall.
Prozessoptimierung mittels Digitalisierung ist kein Selbstläufer
Digital Efficiency bildet hier den nächsten, notwendigen Schritt in der digitalen Transformation, welchen man entweder
- komplett in die geplante digitale Transformation integriert und aktiv eine Optimierung der digitalen Prozesse gegenüber den analogen Prozessen als Ziel setzt,
- als eigenständige Initiative retrospektiv an die laufende oder abgeschlossene digitale Transformation anhängt, oder
- im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung iterative Digital-Efficiency-Initiativen durchführt, um den aktuellen Stand zu evaluieren und gegenzusteuern.
Der Einfluss von Covid-19 hat in vielen Bereichen die Digitalisierung – notgedrungen – stark beschleunigt und die Notwendigkeit von digitalen Arbeitsmethoden unumgänglich gemacht. Gleichzeitig hat diese Sondersituation wenigen Unternehmen die Zeit gelassen, diese erzwungene Transformation detailliert zu planen. Das führte dazu, dass beispielsweise
- Einzelsysteme nicht vollständig in die Systemlandschaft integriert wurden und mit Work-arounds gearbeitet werden musste,
- digitale Tools zur Zusammenarbeit eingeführt wurden, die sich in ihrer Funktionalität oder durch Weiterentwicklungen heute überschneiden. Beispiele hierfür finden sich z.B. bei Kollaborationssoftware wie Teams, WebEx oder Zoom für Konferenzen und auch bei Tools wie Miro, Mural, Conceptboard. Aber auch Cloudlösungen wie Teams, Dropbox oder iCloud werden oftmals redundant genutzt und treiben die Lizenzgebühren in die Höhe.
In dieser Phase haben CIOs mit ihren Teams große Leistungen vollbracht, um den Betrieb zu sichern. Aufgabe der CFOs ist es, in Zusammenarbeit mit den CIOs die Nachhaltigkeit dieser Maßnahmen zu überprüfen und mittels Digital-Efficiency-Initiativen Optimierungen zu identifizieren und zu implementieren.
Digital Efficiency betrachtet die Gesamteffizienz einer Maßnahme
Selbst wenn der Effekt der Digitalisierung für den Einzelnen als positiv zu bewerten war, bedeutet das allerdings aus Unternehmenssicht nicht, dass eine Digitalisierungsmaßnahme auch Ende-zu-Ende erfolgreich umgesetzt worden ist.
Digital Efficiency betrachtet deshalb immer die Gesamteffizienz einer Maßnahme, die eine prozessuale Optimierung darstellt, eine Verbesserung in Richtung Kunde bewirkt und einen positiven Kosteneffekt auf das Unternehmen hat. So nützt einem Unternehmen die beste cloudbasierte Softwarelösung wenig, wenn die Kosten hierfür aus dem Ruder laufen und den langfristigen geschäftlichen Erfolg eines Unternehmens mindern.
Gründe hierfür ergeben sich beispielsweise aus dem Umstand, dass eine Lösung nicht auf den Anwender ausgerichtet ist oder die Nutzung der Lösung durch eine nicht notwendige Anzahl an Usern die Kosten in die Höhe treibt. Im Zeitalter von sich schnell ändernden und disruptiven Geschäftsmodelle tritt die Notwendigkeit, die Effizienz von Digitalisierungsmaßnahmen weiter steigern und schnellere Amortisation zu erreichen, weiter in den Vordergrund. Digitale Lösungen selbst und deren Einsatzgebiete wechseln zunehmend und entwickeln sich weiter, sodass sie gegebenenfalls durch neue und bessere Lösungsansätze abgelöst werden.
Digitalisierung ist deshalb sowohl Segen als auch Fluch zugleich. Es führt kein Weg an ihr vorbei, aber noch immer verbergen sich viele Hürden und versteckte Fallen im langfristigen Betrieb von digitalen Lösungen in einer zunehmend komplexen Systemlandschaft. Kontinuierliche Re-Evaluierungen von vergangenen und laufenden Maßnahme der digitalen Transformationen sowie gezielte Effizienzplanungen bei zukünftigen Maßnahmen sind daher essenziell für einen nachhaltigen Betrieb.
Wie Detecon das Stadium der Digital Efficiency bewertet, welche Herausforderungen und Trends wir in den verschiedenen Industrien sehen, aber vor allem, wie wir Unternehmen helfen wollen, konkret den Effizienzaspekt in ihre Transformation zu integrieren, zeigen der Digital Efficiency Index und der Detecon Digital Efficiency Approach.
Digital Efficiency Index bietet Benchmarking
Mit dem Digital Efficiency Index bewerten wir den Grad der Digital Efficiency in Industrien in den Kategorien Customer, Strategy, Technology, Operations, Culture und Organization auf einer fünf-stufigen Skala. Der Index dient zum Vergleich der Industrien untereinander sowie zur Demonstration von industriespezifischen Stärken und Defiziten in bestimmten Rubriken. Das Scoring erfolgt dabei aus der Kombination von drei Quellen:
- Bewertung durch Branchenexperten, die auf jahrelange, industriespezifische Projekterfahrung zurückgreifen können und bestens mit Vertretern aus den Industriebranchen vernetzt sind.
- Sammlung von Studien, die den Status Quo und die Planungen großer Unternehmen und Konzerne hinsichtlich ihrer Digital Efficiency untersuchen. Die Ergebnisse bieten die empirische Grundlage des Digital Efficiency Index.
- Umfangreiche Sammlung an Daten aus Projektreferenzen inklusive umgesetzter Maßnahmen und Einsparpotenziale, um Best-Practice-Ansätze für Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
Das Scoring trägt dazu bei, eine bessere Vergleichbarkeit zwischen den Industrien herzustellen und zusätzlich im Zuge eines Digital Efficiency Assessments eine Einstufung einzelner Unternehmen innerhalb der jeweiligen Industrie möglich zu machen.
Die befragten CXOs in den jeweiligen Industrien haben einige konkrete Ziele hinsichtlich der Effizienzen mittels digitaler Methoden. In jeder Kategorie haben sich folgende Schwerpunktthemen herausgestellt. Der Fokus liegt auf Ende-zu-Ende Umsetzungen, die sich in kurzfristige und langfristige Ziele clustern lassen.
Des Weiteren gibt der Index einen Einblick in Digitalisierungsthemen, die innerhalb einer Branche als Haupttrends- und Herausforderungen im Kontext von Effizienz eingestuft werden. Mit Hilfe dieser Ansicht, wird Unternehmen die Möglichkeit bereitet, eine Selbsteinstufung durchzuführen und zu hinterfragen, ob sie in ihrer eigenen Planung alle Bereiche im Blick haben oder gegebenenfalls diese anpassen oder andere Schwerpunkte setzen.
Detecon Digital Efficiency Approach
Detecon hat eine hohe Anzahl an Effizienzmaßnahmen vordefiniert und kennt die Werttreiber der einzelnen Maßnahmen. Diese sind auf branchenspezifische Erfahrungen zurückzuführen, die im Rahmen von Projekten bei Kunden erfolgreich umgesetzt wurden. Kombiniert mit einer empirischen Datenbasis ist dies der Ausgangspunkt für den Detecon Digital Efficiency Approach.
Unser Approach besteht aus einem zweistufigen Prozess, der mit einem Digital Efficiency Assessment startet und damit die individuelle IST-Situation darstellt. Das Assessment besteht wiederum aus zwei Hauptbestandteilen, dem Baselining und der Analyse inklusive einer Zieldefinition. Im Zuge des Baselinings erfolgt neben einer Business Capability Analyse sowie einer konkreten Problemanalyse auch das Mapping auf den Digital Efficiency Index, sodass eine Bewertung innerhalb der Peergroup derselben Industrie sichtbar wird. Auf Basis der einzelnen Dimensionen des Index können Quick-wins und besondere Pain Points konsolidiert in eine Zielsetzung übergeleitet werden.
In der zweiten Phase des Detecon Digital Efficiency Approach geht es konkreter um die Zukunftsplanung mit der Maßnahmenevaluierung, in der die geeignetsten Initiativen anhand von Use Case Journeys und spezifischen Business-Case-Betrachtungen ausgewählt werden. In dieser Phase werden der Wertschöpfungskette des Kunden folgend die wichtigsten Effizienztreiber identifiziert und anschließend weiter konkretisiert.
In Zusammenarbeit mit unseren Experten werden Long und Short Listen aus geeigneten Maßnahmen für den Kunden bereitgestellt. Für eine Auswahl an Maßnahmen wird im Anschluss die initiale Transformationsplanung vorbereitet, sodass eine Roadmap, dem CFO und seinem Team aber vor allem Tools zum Monitoring und Safeguarding zur Hand gegeben werden.
Ineffizienz aus nicht optimal umgesetzten Digitalisierungsmaßnahmen schlägt sich nicht unwesentlich im Ressort des CFOs nieder, da sich Prozesse verlangsamen, vermehrt Ressourcen beansprucht werden und hohe CAPEX- und OPEX-Aufwände entstehen. Mithilfe einer ganzheitlichen Betrachtungsweise, einer detaillierten Transformationsplanung sowie einem retrospektiven Assessment mit klarem Fokus auf Digital Efficiency lassen sich Maßnahmen erfolgreich umsetzen und kontinuierlich verbessern, um den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu gewährleisten.
