Pakt für den ÖGD

Es ist uns wichtig zu verstehen, wie Ihre Mitarbeitenden und Prozesse im Gesundheitsamt bisher funktioniert haben, bevor wir mit Ihnen eine Strategie zur Digitalisierung erarbeiten. Denn wir gehen davon aus, dass es nur dann Sinn ergibt über die Zukunft zu reden, wenn wir ein Verständnis von Ihnen und dem Arbeitsbereich entwickelt haben.

Im zweiten Schritt erarbeiten wir die Ziele, die Sie mit der Digitalisierung verbinden. Resultierend aus dem Ist-Zustand (Woher kommen Sie?) und den Zielen (Wohin möchten Sie?) erstellen wir gemeinsam mit Ihnen die Digitalisierungsstrategie (Wie kommen Sie von A nach B?).

Was ist eigentlich eine Digitalisierungsstrategie?

Eine Digitalisierungsstrategie ist eine Beschreibung der zukünftigen Arbeitsweise in Ihrer Organisation, in der Regel für die mittelfristige Zukunft (in 3 – 5 Jahren). Sie enthält neben Ihren Zielen und Anforderungen auch die Vorgehensweise (Roadmap) bei der Digitalisierung. Sie dient außerdem als Leitfaden, um den Transformationsprozess geordnet und effizient zu gestalten. Der Fortschritt des Projektes wird basierend auf der Strategie fortlaufend gemessen.

Unsere Leistungen innerhalb der Digitalisierungsstrategie:

• Verifizierung der digitalen Reife (nach Vorgaben des Bundes)
• Analyse und Verschriftlichen der IST-Situation
• Verschriftlichen der IST-Prozesse (Hyperlink zu Prozessen)
• Erarbeitung der Anforderungen und des Soll-Zustandes
• Erarbeitung eines schriftlichen Dokumentes „Digitalstrategie“ (Roadmap, Milestones, Umsetzungskonzept, Abnahme der Strategie durch alle Beteiligten)

Ansprechpartner: Oliver Grotius

Anfragen unter: oegd@detecon.com  oder +49 221 9161-9999

Als Kernstück des professionellen Projektmanagements werden definierte Projekte und Maßnahmen (gemäß der DIN 69901-2:2009) gesteuert. Grundlegend dient die Projektsteuerung der Kontrolle dem Fortschritt der Projekte, um die erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen. Im Voraus sind das Projekt bzw. die verschiedenen Teilprojekte des Vorhabens initialisiert, definiert und vorgeplant. Die Projektsteuerung unterstützt den Projektmanager in methodischer Hinsicht, die Ziele zu erreichen.

Erfolgreiche Entwicklung des Reifegrads innerhalb des Förderzeitraums

Über einen Zeitraum von 24 Monaten innerhalb des ersten Förderaufrufs gilt es verschiedene Projekte zu steuern, um definierte Ziele in dem vorgegebenen Zeitraum erfolgreich zu erreichen. Sich hierbei als Gesundheitsamt für zwei Stufen in zwei Dimensionen weiterzuentwickeln, ist die Mindestanforderung. Eine Projektsteuerung ist essenziell, um das Mindestziel zu erreichen und nach Möglichkeit auch in weiteren Dimensionen erfolgreich zu sein. Zudem muss der Nachweis über die geförderten Mittel an Projektträger erbracht werden.

Werden Abweichungen zwischen der Soll-Planung und dem tatsächlichen Ist-Zustand identifiziert, können der Projektplan und die Aktivitäten angepasst werden, sodass die Planung sinnvoll und umsetzbar bleibt. Das Projektmanagement von Digitalisierungsprojekten formt unseren Alltag. Folgende Komponenten werden im Rahmen der Projektsteuerung evaluiert:

Unsere Leistungen in der Projektsteuerung:

• Projektleitung (methodische Unterstützung der Projektleitung zur Motivation aller Projektbeteiligten)
• Inhalts- und Umfangsmanagement (Definition der messbaren Erfolgskriterien für jedes Projekt und terminliche Festlegung eines realistischen Projektendes)
• Termin-, Kosten-, Risiko- und Stakeholdermanagement

Eine Digitalisierungsstrategie soll Ihrem Gesundheitsamt helfen, die digitale Transformation von internen und externen Verwaltungsleistungen umzusetzen. Generell steht beim Pakt für den ÖGD die Wandlung der Organisation als Ganzes, das sogenannte Changemanagement, im Vordergrund. Eine digitale Transformation ist vielfältig und hat Einfluss auf viele Bereiche der öffentlichen Einrichtung. So gehören neben Veränderungen in der Organisation und den Prozessen des Gesundheitsamts auch die kulturelle Veränderung innerhalb des ÖGD von Mitarbeitenden und der Zusammenarbeit zum Transformationsprozess.

Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung ist, die Digitalisierung in Einklang mit anderen Projekten und Schnittstellen, wie z. B. dem OZG sowie mit anderen Ämtern zu bringen. Wenn nur Sie im digitalen Reifegrad wachsen, die angrenzenden Bereiche und Ämter jedoch nicht Schritt halten können, entsteht eine ineffiziente Diskrepanz.

Unsere Leistungen beim Veränderungsmanagement:

• Coaching der Mitarbeitenden
• Stakeholderanalyse
• Unterstützung bei der Gewinnung von Fachkräften zur Digitalisierung

Der überwiegende Teil der Digitalisierung ist nicht der Einsatz von Software, sondern die Aufnahme und Überarbeitung bestehender Prozesse. Ganz nach dem Motto: Erst der Prozess, dann das Tool.

Je mehr Klarheit Sie darüber bekommen, was und wie Sie täglich Ihre Aufgaben erledigen, desto mehr Möglichkeiten haben Sie, dies zu hinterfragen oder zu lokalisieren. Daraus ergibt sich, welches Tool Ihnen an welcher Stelle behilflich sein kann. Weiterhin führt eine Prozessautomatisierung zu einem hohen Maß an Betriebssicherheit, Effizienzsteigerung und Nachverfolgbarkeit – die Einhaltung einer Unterschriftenregelung oder Meldewege oder die automatische Übernahme von Ergebnissen aus externen Quellen.

Unsere Leistungen bei der Prozessaufnahme- und digitalisierung:

• Aufnahme der Prozesse
• Ermittlung des Optimierungspotentials
• Selektion von Tools zur Automatisierung
• Begleitung der Einführung und Abnahme dieser Tools

Spätestens seit den Cyberattacken auf diverse Ämter und die Bundesregierung, ist hier klarer Handlungsbedarf. Die Zahl der Angriffe und die Vielfalt dort eingesetzter Mittel steigt in den letzten Jahren stetig an. Unsere umfassende Beratung ermittelt, welche Maßnahmen die IT-Sicherheit sinnvoll erhöhen und ob ein lokaler oder zentraler Ansatz der richtige für Sie ist. Extern darauf spezialisierte Dienstleister stellen eine Option dar, die es zu beachten gilt.

Hier finden Sie weiterführende Informationen

Das Bedürfnis als Bürger*in, etwas online zu erledigen, hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Das Amt ist aufgefordert, jedem/jeder Bürger*in einen möglichst barrierefreien Zugang zu allen Leistungen zu ermöglichen – zum Teil sind hierfür zusätzliche Anforderungen bei der Onlineplattform erforderlich.

Personen, die keinen Internetzugang bzw. Smartphone besitzen, müssen genauso wie Personen mit Seh- oder Hörbeeinträchtigung oder nicht deutschsprachige Personen, berücksichtigt werden. Onlineangebote können in mehreren Sprachen zur Verfügung gestellt werden und auch bei der Barrierefreiheit gibt es technische Möglichkeiten, die für eine Bürger*innenzentrierung sorgen sowie den Mitarbeitenden der Ämter helfen.

Das Aufsetzen einer Serviceplattform kann herausfordernd sein, nach der Etablierung überwiegen aus unserer Sicht die Vorteile deutlich.

Unsere Leistungen bei der Bürger*innenzentrierung:

• Prozessanalyse
• Aufnahme der Anforderungen für das Amt und die Bürger*innen
• Erstellung eines Lastenheftes zur Erstellung eines Bürgerportals
• Unterstützung bei der Selektion der richtigen Anbieter bzw. der Ausschreibung der Leistung
• Projektbegleitung von der Anforderung bis zur Abnahme

Die Grundlage jeglicher Abläufe in der IT ist der korrekt geregelte Zugriff und Austausch von Daten. Trotz eines hohen Anteils an bereits in elektronischer Form vorliegender Datenbestände und dem elektronischen Austausch von Daten stehen die eigentlich notwendigen Daten nicht immer direkt zur Verfügung.

Oft ist es die Schnittstelle zweier Systeme oder die Eingabe identischer Daten in unterschiedliche Systeme, die einen nicht funktionierenden Zugriff bzw. Austausch relevanter Daten zur Folge hat. Diese Problematik verursacht einen enormen Einfluss auf die Produktivität und ist in einzelnen Fällen sogar produktionsverhindernd. Unser Ziel ist ein medienbruchfreier Datenstrom ohne den Einsatz von Papier und die Optimierung von interagierenden Systemen, sodass idealerweise ein amtsübergreifender Datenaustausch möglich ist.

Unsere Leistungen bei Software, Daten und Interoperabilität:

• Analyse der verwendeten Datenbanken
• Analyse der vorhandenen Systeme und deren Schnittstellen
• Analyse und Definition der Austauschformate
• Erstellung von Spezifikationen / Schnittstellenbeschreibungen
• Ausschreibung der Leistungen zum nahtlosen Austausch von Daten und der benötigten Tools
• Projektmanagement von der Analyse bis zur Abnahme